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Bienvenido
Bienvenido a Agencias de Transportes

Bienvenido al programa de Agencias de Transportes. El objetivo del programa es la gestión de facturación de una agencia de transportes, creando facturar y recibos a partir de albaranes de nuestros propios camiones, o de camiones de terceros.

Coja el ratón, y a través de él, manéjese por todo el programa. Además puede imprimir listados de todos los ficheros por pantalla o por impresora.

De esta forma todo el programa está concebido para ser utilizado por usuarios sin conocimientos de informática.

En esta ayuda, le ofrecemos una extensa explicación acerca de los contenidos del programa y de todos sus matices, para que pueda empezar a trabajar con él, y siempre que tenga dudas.

Cea Ordenadores TELF: 608 800 836 - TELF + FAX: 91 850 54 50


Antes de empezar

Lo primero que debe hacer, al arrancar por primera vez el programa, igual que cuando se estropeen los ficheros por cortes de luz, es [image] ordenar ( indexar ) los ficheros. Esta aplicación se encuentra en el menú de utilidades.

Recuerde que es imprescindible hacer [image] copias de seguridad diariamente de todos los ficheros DBF y DBT. Aconsejamos utilizar unos discos para la copia de seguridad de los LUNES - MIERCOLES - VIERNES, y otro disco para la de los MARTES - JUEVES - SABADO.

Tanto como en el programa como en la Ayuda, se refiere en diversas ocasiones a la opción de Contabilidad - Contaplus. Si usted no posee la versión que enlaza con Contaplus, haga caso omiso de dichos comentarios.


Botones comunes
Botones comunes a todos los ficheros

Con estos botones se realizan todas las operaciones que pueda hacer con los ficheros, son de uso común en casi todos los ficheros.

Se los iremos describiendo en grupos de cuatro, de izq. a derecha, haciendo referencia al título que se puede leer en su pie cuando se coloca el ratón sobre ellos.


1er grupo de botones

Cerrar ventana: Cierra la ventana actual, si está modificando o añadiendo una ficha nueva, es necesario que antes de cerrar grabe esta ficha, por que si no se perderán los datos introducidos.

Grabar ficha: Se graba la ficha actual en pantalla que está modificando o añadiendo.

Nueva ficha: Le permite introducir una ficha nueva, en blanco, es por omisión la acción que le ofrece alguno de los ficheros al acceder a ellos.

Borrar ficha: Borra la ficha actual en pantalla.

El resto de los botones le permiten moverse entre las fichas.


2º grupo de botones

Ir a la primera ficha: Le mostrará en pantalla la primera ficha del fichero , si en el fichero se pueden elegir varios órdenes de colocación será la primera ficha según ese orden.

Ir a la ficha anterior: Retrocede una ficha.

Ir a la ficha siguiente: Avanza una ficha.

Ir a la última ficha: Avanza a la última ficha del fichero.


3er grupo de botones

Ver fichas en vertical: Le permite visualizar las fichas desde la ficha en la que se encuentra, en columnas .

Buscar : Le muestra las fichas en vertical según el orden de colocación elegido.

Este mismo botón se muestra en algunas de las pantallas permitiéndole buscar fácilmente en otros ficheros.

Informe con los primeros campos del fichero: Se emite un informe por pantalla o impresora a elegir por el usuario, con los primeros campos del fichero. Si la anchura del informe es mayor que la que puede entrar en una hoja le avisará con el mensaje:

¿ El ancho del listado es superior al ancho de la hoja ?

Generador de informes a impresora: Le permite generar un informe por pantalla o impresora. Este informe se genera de forma interactiva, eligiendo el usuario los campos que desea se integren en el informe. De esta forma tendrá un informe a la medida de su conveniencia.

Vea las instrucciones de cómo crear informes con el generador de informes.


4º grupo de botones

Generar vista: Le permite crear una vista por pantalla , que luego podrá imprimir. En un informe, la diferencia con generador está en la vista por pantalla , el resto es muy similar.

Ordenar por... ( Sólo en algunos ficheros ) Cambia el orden en que se muestran las fichas.

 En el menú de utilidades existe la opción ordenar / indexar. Esta opción es conveniente, que se ejecute al menos una vez al día y siempre que tenga problemas por falta de corriente, o cuando el programa de mensajes de error. Es MUY IMPORTANTE que se siga esta recomendación para el correcto funcionamiento de la aplicación.


Cómo empezar a usar el programa

Si tiene prisa por poner en marcha el programa y no puede leer todo el manual siga estas instrucciones:

Dé de alta la primera vez los ficheros con el orden siguiente:

1.- Parámetros

2.- Formas de pago

3.- Clientes

4.- Transportistas

5.- Albaranes

Ya puede facturar e imprimir recibos.


Menú Clientes

En el menú Clientes se va a encontrar una serie de ficheros con sus correspondientes listados, en los cuáles tendrá que ir introduciendo todos los datos correspondientes a los mismos. Estos ficheros son:

Fichero de clientes

Fichero de transportistas

Fichero de formas de pago

Fichero de origen y destinos

Fichero de parámetros


Fichero de clientes
 Fichero de clientes 	Vea también

En esta pantalla debe dar de alta los distintos clientes que tenga, y completar los datos de cada uno.

Este es el aspecto de esta pantalla, y a continuación tiene la descripción de los campos que debe rellenar:

NUMERO: Número de cliente, asignado automáticamente. Es el campo Clave para localizar y reconocer a un cliente.

NOMBRE: Nombre y apellidos o nombre comercial del cliente. Será el nombre que salga a la hora de facturar, hacer albaranes, en informes, etc...

TIPO: Indica el tipo de cliente. Es un campo libre

CLASE: Sirve para identificar y establecer distinciones entre clientes. No tiene repercusión alguna sobre los tratamientos.

DIRECCION: Dirección del cliente o de la empresa. Es la dirección que saldrá impresa en facturas, albaranes, informes, etc...

CODIGO POSTAL: Código postal asociado a la dirección.

POBLACION: Población donde se ubica el cliente. Sale impreso en facturas y albaranes.

TELEFONOS: Teléfono/s de contacto del cliente.

CIF/DNI: Código de identificación del cliente. Sale impreso en albaranes, facturas e informes.

TELEFAX: Número de fax del cliente.

CONTACTO: Nombre de la persona de contacto dentro del cliente (si es una empresa).

FORMA DE PAGO CLAVE: Forma de pago habitual del cliente. En este campo, tiene una búsqueda [image], que le permitirá elegir entre las siguientes opciones: contado, 30 días, 60 días, 90 días, 120 días. Haga doble clic con el ratón sobre la opción escogida, o bien, sitúese en la forma de pago escogida y pulse el botón [image]. Para más información véa la ayuda correspondiente a formas de pago.

DIA FIJO DE PAGO: Día habitual de pago de facturas establecido por el cliente, dentro del mes.

CLAVE DE PAGO: Puede elegir una de estas tres opciones:

R si quiere que emita un recibo además de la factura el recibo tiene un solo vencimiento

L Letras , son recibos pero con varios vencimientos , máximo 3

C Contado no emite ni recibo ni letra el sistema procede a generar un RECIBO o LETRAS (de 1  a 3) por el importe según la forma de pago indicada en el cliente, para su posterior impresión. Rellena entonces los campos de vencimientos de la manera siguiente:

Si es recibo, sólo rellena el importe del primer vencimiento con el importe pendiente de cobro. El resto de campos quedan en blanco. El recibo siempre se genera con fecha de vencimiento el día 15 del mes siguiente a la fecha de factura.

Si son letras, rellena el importe y la fecha de vencimiento calculados en función de la clave de pago indicada en el cliente, con el fraccionamiento practicado a la cantidad pendiente.

A la hora de imprimir la factura sale indicada la forma de pago (recibo, indicando la fecha límite de pago, o letras, indicando sus vencimientos e importes).

IVA: Indica la tasa de IVA que se debe aplicar en cualquier facturación a este cliente. A la hora de facturar, el sistema accede a este campo para conocer la tasa de IVA que debe aplicar.

RECARGO DE EQUIVALENCIA: Tasa de recargo de equivalencia que se debe aplicar al cliente. A la hora de facturar, el sistema accede a este campo para conocer la tasa que debe aplicar por este concepto.

DESCUENTO: Descuento en porcentaje que se aplica a cualquier facturación de este cliente.

A la hora de facturar, el sistema accede a este campo para saber si tiene que aplicar descuento o no, y con qué porcentaje.

Este descuento se aplica al total de la factura.

BANCO: Banco con el que trabaja el cliente.

FACTURA IVA: Acumulado del IVA correspondiente a todo lo facturado a este cliente.

NETO: Acumulado correspondiente a todo lo facturado a este cliente, quitándole el IVA.

FACTURA TOTAL: Acumulado total de facturación realizada a este cliente con IVA.

ULTIMA FACTURA: Fecha de la última factura realizada a este cliente.

PASADO A CONTABILIDAD: Indica si la última factura, está pasada al programa de contabilidad Contaplus o no.

Nº CUENTA CONTAPLUS: Si usted trabaja con el programa de gestión de Contabilidad, impute en este campo, el número de Cuenta de Contaplus para este cliente.

OBSERVACIONES: Campo libre, donde puede poner anotaciones relativas a este cliente. Por ejemplo: "Cliente con gran facturación. Pendiente revisión del descuento."


Fichero de transportistas
 Fichero de transportistas 	Vea también

Dé de alta los transportistas externos que utiliza, así como a su propia agencia.

Los campos son muy similares a los de clientes. En los apartados MATRÍCULA y TARJETA, introduzca las distintas matrículas y tarjetas de los camiones del transportista, incluso los suyos propios. Tiene una limitación de 10 matrículas por transportista. Al hacer el albarán, se mostrarán las distintas matrículas, para elegir una.

Este es el aspecto de esta pantalla, y a continuación tiene la descripción de los campos que debe rellenar:

NUMERO: Número de transportista, asignado automáticamente. Es el campo Clave para localizar y reconocer a un transportista.

NOMBRE: Nombre y apellidos o nombre comercial del transportista. Será el nombre que salga a la hora de facturar, hacer albaranes, en informes, etc...

TIPO: Indica el tipo de transportista. Es un campo libre

CLASE: Sirve para identificar y establecer distinciones entre transportistas. No tiene repercusión alguna sobre los tratamientos.

DIRECCION: Dirección del transportista o de la empresa. Es la dirección que saldrá impresa en facturas, albaranes, informes, etc...

CODIGO POSTAL: Código postal asociado a la dirección.

POBLACION: Población donde se ubica el transportista. Sale impreso en facturas y albaranes.

TELEFONOS: Teléfono/s de contacto del transportista.

CIF/DNI: Código de identificación del transportista. Sale impreso en albaranes, facturas e informes.

TELEFAX: Número de fax del transportista.

FORMA DE PAGO: Forma de pago habitual del transportista.

DESCUENTO: Descuento en porcentaje que se aplica a cualquier facturación de este transportista.

A la hora de facturar, el sistema accede a este campo para saber si tiene que aplicar descuento o no, y con qué porcentaje.

Este descuento se aplica al total de la factura.

ULTIMA FACTURA: Fecha de la última factura realizada a este transportista.

FACTURA IVA: Acumulado del IVA correspondiente a todo lo facturado a este transportista.

NETO: Acumulado correspondiente a todo lo facturado a este transportista, quitándole el IVA.

FACTURA TOTAL: Acumulado total de facturación realizada a este transportista con IVA.

MATRICULA: Ponga cada una de las matrículas de los camiones que utilice con este transportista.

TARJETA: Ponga el número de tarjeta correspondiente a cada matrícula de camión.

OBSERVACIONES: Campo libre, donde puede poner anotaciones relativas a este transportista. Por ejemplo: "Transportista muy eficaz. Pendiente revisión del descuento."


Fichero de formas de pago
 Fichero de formas de pago 	Vea también

En este fichero es donde están dadas de alta, las distintas formas de pago que el programa le proporciona por defecto. Como puede ver, pulsando el botón de avanzar ficha, las distintas formas de pago que hay son: Contado, 30 días, 60 días, 90 días y 120 días. Cada una de estas formas de pago, está fraccionada en hasta un máximo de tres plazos, y con unos respectivos porcentajes sobre la cuantía total, en cada plazo.

Si estas formas de pago no le convencen, o no se adaptan a su negocio, puede modificarlas, o bien crearse nuevas formas de pago. Así puede crear nuevas formas de pago que en las que cambien la descripción, por ejemplo 100 días, o incluso con la misma descripción, puede crear nuevas modalidades de pago en las que varíe el porcentaje de pago en cada plazo.

Por ejemplo: Usted tiene dos clientes distintos, los dos pagan a 30 días, pero a uno le quiere cobrar el 75% del importe total en el primer plazo, y al segundo cliente sólo el 25% en el mismo plazo.

El primer cliente no se ajusta a ninguna forma de pago, con lo que tendría que crear una nueva ficha con esas características, y a continuación poner la correspondiente clave de forma de pago, en el fichero de clientes.

El segundo cliente se ajusta a la clave de forma de pago 2. No tendría que crear ninguna nueva.

Para dar de alta una nueva forma de pago, pulse el botón de nueva ficha. Le aparece una nueva ficha en blanco. El código (clave de forma de pago), lo rellena automáticamente y le da un número correlativo con la última forma de pago generada.

DESCRIPCION: ponga una descripción que le defina la forma de pago que está creando, y que le sirva para diferenciarla de las demás.

VENCIMIENTO: ponga los plazos de vencimiento en días. Para pasar de un campo a otro use el tabulador (tecla Tab). Si usa el ratón asegúrese de poner bien las cantidades (por ejemplo 25 días, en lugar de 2,5 días)

% PAGO: Ponga el porcentaje de pago correspondiente a cada plazo. Compruebe que al completar la ficha, donde pone "Suma de los % de los pagos aplazados", ponga 100%. Si está cantidad es mayor o menor, se habrá equivocado al imputar los porcentajes. Fíjese que conforme rellena los distintos plazos de % de pago, esta cantidad se va actualizando. Por último no se olvide de grabar la nueva ficha para que permanezcan los cambios realizados.


Fichero de origen y destinos
 Fichero de origen y destinos 	Vea también

Tiene que dar de alta los distintos orígenes y destinos que le vayan surgiendo en su negocio. Así cuando al crear los albaranes, le pida origen y destino del transporte, podrá rellenar esos campos. En caso contrario, tendrá que venir a esta pantalla, dar de alta la nueva localidad, grabar la nueva ficha generada, y a continuación ya podría seguir completando el albarán.


Fichero de parámetros
 Fichero de parámetros 	Vea también

En este fichero debe personalizar una serie de datos para el correcto funcionamiento del programa.

Esta es la apariencia que tiene la pantalla de parámetros:

Rellene los campos con los datos que le pide el programa. En primer lugar le pide datos genéricos. A continuación se describen el resto de los campos de la ventana:

Lugar de libramientos: Se imprime en los recibos en el lugar del mismo nombre

Ultimo número de factura a clientes: El primer número de factura a clientes que se imprima corresponderá al siguiente numero al indicado en ultimo número de factura de clientes

Ultimo número de albarán:

IVA en facturas a transportistas: Es el IVA que aplicará el programa al facturar a los transportistas.

Subcuentas de Contaplus, donde se traspasarán los asientos: Si dispone del programa de contabilidad Contaplus, rellene estas casillas en concordancia a como tenga configurado dicho programa.

Imprimir en facturas - clientes las observaciones (s/n): Si pone "S" aparecerán en las facturas, los comentarios anotados en el fichero de clientes, en caso de que haya alguna anotación. Si no le interesa que aparezcan esos comentarios, ponga "N"

Asiento por partida doble a contaplus: (s/n): Marque si/no según la opción que le interese.

Directorio donde esta instalado el programa contaplus: Si dispone de este programa para gestionar la contabilidad, ponga la ruta de búsqueda del directorio donde lo tenga instalado.

Es muy importante que la ruta del programa CONTAPLUS esté bien hecha, para el correcto funcionamiento en los traspasos a este programa

Cambio Euro: Equivalencia en pesetas de 1 Euro. Actualmente (1999), 1 Euro = 166,386 ptas


Menú Albaranes

En el menú Albaranes va a encontrar una serie de fichas con sus correspondientes listados, en las cuáles tendrá que ir introduciendo todos los datos correspondientes a las mismas. Para una información más detallada vealas:

Albaranes

Recibos y Letras


Albaranes
 Albaranes 	Vea también

A continuación tiene una muestra del Fichero de Albaranes. Si desea una explicación detallada, la puede ver a continuación de esta muestra:

Número de albarán: Es el número que identifica a cada albarán, y por defecto sigue un orden correlativo.

Fecha de albarán: Por defecto el programa le marca la fecha del día que crea dicho albarán.

Kilometraje: Kilómetros del transporte que se detalla en cada albarán.

Tipo de Albarán:

Origen: Localidad de la que parte el transporte. Si no está dada de alta, debe ir al fichero de origen y destinos y crearlas.

Si usa ratón, pinche en el botón de búsqueda [image], que le permitirá elegir entre los distintos orígenes y destinos. Haga doble clic con el ratón sobre la opción escogida, o bien, sitúese en la localidad escogida y pulse el botón [image].

Si no quiere usar el ratón, pulse dos veces enter ( en la casilla del código postal, y la de la localidad), y el programa al detectar que no ha imputado nada, le arrancará la búsqueda. Elija la localidad deseada y pulse enter.

Destino: Localidad a la que se transporta la mercancía. Si no está dada de alta, debe ir al fichero de origen y destinos y crearlas.

Si usa ratón, pinche en el botón de búsqueda [image], que le permitirá elegir entre los distintos orígenes y destinos. Haga doble clic con el ratón sobre la opción escogida, o bien, sitúese en la localidad escogida y pulse el botón [image].

Si no quiere usar el ratón, pulse dos veces enter ( en la casilla del código postal, y la de la localidad), y el programa al detectar que no ha imputado nada, le arrancará la búsqueda. Elija la localidad deseada y pulse enter.

•	A continuación hay una serie de datos relativos al Transportista:

Número: Número que identifica al transportista, y que es el que tiene en su ficha, en el fichero del transportista. Pinche en el botón de búsqueda [image], que le permitirá elegir entre los distintos números de transportistas. Haga doble clic con el ratón sobre la opción escogida, o bien, sitúese en la transportista elegido y pulse el botón [image].

Nombre: Nombre del transportista. Aparece automáticamente al seleccionar el campo anterior (número).

Matrícula: Matrícula del camión que realiza el transporte. Al introducir el número de transportista, muestra las distintas matrículas dadas de alta. Elija una.

A continuación introduzca los precios que le cobra el transportista: Puede hacerlo de dos formas:

Kg-Precio/ H: Introduzca la cantidad total de kgs y el Precio / hora  por cada Kg

Precio/kg-H.: Introduzca el Precio/kg y las horas si cobra por horas

Comisión %: Es la comisión que le deja sobre esos precios el transportista

Total: El precio total se obtiene multiplicando Kg totales por precio./kg. y disminuyendo la comisión

•	El siguiente grupo de datos corresponde al cliente:

Número: Número que identifica al cliente, y que es el que tiene en su ficha, en el fichero de clientes. Pinche en el botón de búsqueda [image], que le permitirá elegir entre los distintos números de clientes. Haga doble clic con el ratón sobre la opción escogida, o bien, sitúese en la cliente elegido y pulse el botón [image].

Nombre: Nombre del cliente. Aparece automáticamente al seleccionar el campo anterior (número).

Los precios para cliente son similares teniendo en este caso un descuento en vez de comisión

Kg. – Precio/H: Igual que en transportista, pero ahora son precios que le aplicamos al cliente.

Precio – Kg./H: Igual que en transportista, pero ahora son precios que le aplicamos al cliente

Descuento %: Porcentaje de descuento que le aplica al cliente.

Total: El precio total se obtiene multiplicando Kg totales por precio./kg. y disminuyendo el descuento.

Pendiente de facturar al cliente (S/N): Elija la opción si/no que corresponda.

Del transportista: Elija la opción si/no que corresponda.

Facturado al cliente con fecha: Ponga la fecha que corresponda.

Número de factura: Número de factura que corresponde a este albarán.

Notas: Ponga cualquier anotación.

Observaciones: Ponga cualquier observación que considere oportuna.

Una vez introducidos los albaranes podrá hacer las facturas y recibos. Al imprimir las facturas a clientes podrá hacer una selección por clientes o albaranes o fechas de albaranes o bien imprimir todas las facturas pendientes de imprimir.


Recibos
 Recibos y Letras 	Vea también

Cuando la forma de pago del cliente no es al contado, sino que es mediante recibos o letras, al imprimir la factura, se generarán estas fichas:


Menú Facturas

En el menú Facturas se va a encontrar una serie de fichas con sus correspondientes listados, en las cuáles tendrá que ir introduciendo todos los datos correspondientes a las mismas. Estas fichas son:

Facturas de clientes

Facturas de transportistas


Facturas de clientes
 Facturas de clientes 	Vea también

Una vez introducidos los albaranes podrá hacer las facturas y recibos. Al imprimir las facturas a clientes puede hacer una selección por clientes o albaranes o fechas de albaranes, o bien imprimir todas las facturas pendientes de imprimir.

Al imprimirse las facturas de clientes se crea una ficha por factura con los siguiente campos:

Así mismo al imprimir la factura si la forma de pago del cliente es mediante recibos o letras también se crearan fichas de recibos o letras. Estas fichas las puede ver en el Fichero de Recibos y Letras.


Facturas de transportistas
 Facturas de transportistas 	Vea también

Esta pantalla sirve para controlar las facturas que los transportistas o terceros que le emiten a su propia agencia.

Al imprimirse las facturas de transportistas se crean las siguientes fichas:


Menú Gastos

En el menú Gastos es donde tendrá que ir para llevar un control de todos los gastos que se le den. Primero tendrá que dar de alta los distintos tipos de gastos, y todos los camiones con los que trabaje. A continuación ya puede ir anotando gastos, y también ver los gastos acumulados mensuales y anuales.

Para una información más detallada de cómo son estas pantallas, y como rellenarlas vea:

Fichero de gastos por Fecha-Camión

Histórico de gastos por Camión-Año-Mes

Histórico de gastos por Concepto-Año-Mes

Fichero de Camiones

Tipos de gastos


Gastos por fecha - camión
 Gastos por Fecha-Camión 	Vea también

Primero dé de alta los tipos de gastos, es decir los grupos en los que luego agrupará los gastos de los camiones. Esto lo tiene que realizar anteriormente en la pantalla tipos de gastos.

También tiene que haber dado de alta los camiones con los que trabaja. Si no lo ha hecho, o tiene un camión que no lo tenía dado de alta, hágalo en el fichero de camiones.

Una vez que ha dado de alta camiones y conceptos, podrá introducir los gastos del día a día. Podrá anotar el viaje que efectuó el camión.

Introduzca la matrícula del camión que realizó el viaje, el nombre del conductor, y el trayecto que realizó. A continuación introduzca el tipo de gasto.

Si el tipo de gasto que introduce, está clasificado como gasto de carburante, le preguntará los kilómetros recorridos y litros gastados. Con esto calcula los litros consumidos en 100 kms y el importe del gasto

Si ha clasificado el tipo de gasto como carburante es imprescindible que introduzcamos Kms y litros, y no dejarlo a 0, por que si no puede dar error en el calculo.

Al introducir el gasto, se actualizan automáticamente dos ficheros de resumen anual, mes a mes.

En el fichero que contiene los gastos anuales por camión, las fichas se crean automáticamente al introducir gastos. Estos gastos se crean al añadir un gasto nuevo. Lo mismo sucede en el fichero que contiene los gastos anuales por concepto. Las fichas se crean automáticamente al añadir un gasto nuevo.

Esté atento al introducir gastos, puesto que las fichas resumen anual sólo se actualizan al introducir una ficha nueva, preguntándolo al final de la introducción.

Si Vd. se equivoca al introducir un gasto y no se da cuenta hasta que ya está introducido, deberá hacer un gasto nuevo que rectifique a este, el mismo concepto que en contabilidad, introduciendo un gasto nuevo por la diferencia.


Gastos por camión - año - mes
 Gastos por Camión – Año - Mes 	Vea también

En esta pantalla, puede visualizar los gastos totales que lleva cada camión durante el presente año. Los gastos se le presentan en pantalla, de manera que vea los gastos acumulados mensuales, viendo las diferencias entre distintos meses, y además vea el gasto acumulado anual.

 Esta pantalla se actualiza automáticamente cada vez que crea un gasto en la pantalla Fichero de gastos por Fecha-Camión.


Gastos por concepto-año-mes
 Gastos por Concepto – Año - Mes 	Vea también

En esta pantalla, puede visualizar los gastos totales que lleva por cada concepto (tipo de gasto), durante el presente año. Los gastos se le presentan en pantalla, de manera que vea los gastos acumulados mensuales, viendo las diferencias entre distintos meses, y además vea el gasto acumulado anual.

 Esta pantalla se actualiza automáticamente cada vez que crea un gasto en la pantalla Fichero de gastos por Fecha-Camión.


Fichero de camiones
 Fichero de Camiones 	Vea también

En esta pantalla tendrá que dar de alta los camiones de los que que tenga que controlar sus gastos. Al introducir la fecha de vencimiento del seguro, y de la itv, le servirá para posteriormente poder llevar un control de los próximos vencimientos del seguro y de la próxima revisión de la ITV. Es imprescindible que el camión este dado de alta, para controlar su gasto mes a mes y año a año.

Matricula : Anote el numero de matricula de los camiones. Campo clave.

Modelo: Ponga el modelo de camión, por ejemplo, IVECO.

Color: Ponga el color del vehículo, por ejemplo, Rojo.

Tipo: Ponga el tipo de camión, por ejemplo, Volquete.

Conductor: Ponga el conductor habitual del vehículo.

Bastidor: Ponga el número de bastidor del vehículo.

Adquisición: Anote la fecha de adquisición del vehículo que se está introduciendo.

Vencimiento seguro: Ponga la fecha de vencimiento del seguro del camión

Importe Póliza: Ponga el importe de la póliza de seguro del vehículo introducido.

Fecha Efecto: Anote la fecha de efecto en que se efectuará el importe de la póliza.

Importe Efecto: Anote el importe a efectuar en la fecha de efecto.

Próximo ITV: Anote la fecha de la próxima revisión ITV del vehículo.

Seguro Anual: Introduzca el seguro anual del vehículo.

Ejes: Anote el número de ejes del camión.

Tara: Anote la tara del vehículo.

Carga: Anote la carga máxima admitida por el vehículo.

Notas: Ponga cualquier anotación que desee realizar sobre el camión introducido.


Tipos de gastos
 Tipos de gastos 	Vea también

En esta pantalla debe dar de alta fichas con los distintos tipos de gastos que se le presenten. Es decir, los grupos en los que luego agrupará los gastos de los camiones

Ejemplo : GAS, para gasolina, ACE para aceite, BAT para baterías AUT para autopistas, PAR para parking, etc..., es decir todo tipo de grupo de gastos del que luego quiera tener un control mes a mes.

Si es un carburante, introduzca S en gasto de carburante, y el precio del litro, para que posteriormente al introducir el gasto del día, con los litros calcule automáticamente el importe. En caso contrario, ponga N.


Menú Utilidades

En este menú nos encontramos las siguientes utilidades:

Calculadora

Ordenar / Indexar

Copias de seguridad

Datos de la compañía

Configuración del sistema


Calculadora
 Calculadora: En el menú utilidades puede hacer uso de la calculadora. Esta puede ser matemática, cuando lo que necesitemos sean simples operaciones matemáticas, o financiera. Para cambiar de una a otra, seleccionaremos en el menú ver de la calculadora, la que nos interese. Ejemplo para el cálculo de amortizaciones de préstamos:

Continene 3 opciones:

1.- Interés de amortización.

Con esta opción calculamos el pago mensual de una amortización

Ejemplo: Capital inicial de 15.000.000 pts con un interés anual

del 12 % , durante 10 años, nos proporciona unas mensualidades

calculadas en 215.206 pts / mes.

2.- Capital requerido.

Calcula el capital inicial necesario para llegar a un cierto

capital final .

Ejemplo : Capital final 13.346.669 pts , al 12 % de interés anual,

durante 5 años, con 12 pagos al año .

Se necesita un capital inicial de 10.000.000 pts, pagando unos

intereses de 3.346.669 pts

3.-Capital final.

Dado el capital inicial y sus intereses halla el capital final.

Ejemplo con un capital inicial de 15.000.000 pts, interés de 12%

a pagar en 6 años, con 12 pagos al año, se transforma en un

capital final de 21.114.208 pts con unos intereses totales de

6.114.208 pts


Ordenar/Indexar
 Ordenar/Indexar: Organización de todos los ficheros del sistema. Este paso se debe de realizar con frecuencia y sobre todo, cada vez que se dé algún problema de archivos índices. También se debe realizar este proceso cuando por haber cortado el programa sin terminar el mismo, es decir, sin terminar con la opción Salir, o bien por que por haberse cortado el fluido eléctrico se ha estropeado algún fichero. También al ejecutar esta opción, se reordenan todas las fichas, y se borran permanentemente las fichas de los ficheros que al pulsar la tecla DELETE O SUPR hemos borrado.

¡Recuerde!. Es conveniente ejecutarla al menos una vez al día.


Copias de seguridad
 Copias de seguridad:

Hacer copias de seguridad

Restaurar copias de seguridad


Hacer copias de seguridad
 Hacer copias de seguridad:

Le permite crear copias de seguridad en formato comprimido (*.zip) de los ficheros que quiera. Los ficheros que cambian cada vez que introduce datos, son los que están en el directorio ...\DATA

Son ficheros *.DBF y *.DBT.

La copia de seguridad tarda muy poco en hacerse y es inestimable cuando por desgracia ha tenido un accidente en el disco duro perdiéndose los datos.

Dado el bajo precio de los disquetes aconsejamos tener un disquete distinto para cada día de la semana, de esta forma con 5 o 6 disquetes podrá tener copias distintas, que le resolverán muchos casos, háganos caso y haga una copia de seguridad a diario, no se arrepentirá.


Restaurar copias de seguridad
 Restaurar copias de seguridad:

Si un día se han estropeado los datos y desea restaurar la copia de seguridad, sepa que al hacerlo se sustituirán todos los datos actuales, por los de la última copia de seguridad, es decir, la situación de los datos quedará igual que cuando hizo la última copia de seguridad.


Datos de la compañía
Datos de la compañía 	Vea también

En esta pantalla se pueden modificar los datos de su empresa, así como el título de la ventana principal Definición de todos los subdirectorios de búsqueda y escritura donde el sistema intentará localizar los diferentes archivos.


Configuración del sistema
 Configuración del sistema 	Vea también

Definición de todos los subdirectorios de búsqueda y escritura donde el sistema intentará localizar los diferentes archivos.

También puede configurar los ficheros de imágenes tales como el fondo de la pantalla principal y el logotipo que aparece al arrancar la aplicación. Estos dos últimos ficheros pueden ser reemplazados por otros, siempre y cuando se trate de ficheros BMP y no excedan de las dimensiones de los ficheros originales.


Cerrar ventana: Cierra la ventana actual, si está modificando o añadiendo una ficha nueva, es necesario que antes de cerrar grabe esta ficha, por que si no se perderán los datos introducidos.


Grabar ficha: Se graba la ficha actual en pantalla que está modificando o añadiendo.


Nueva ficha: Le permite introducir una ficha nueva, en blanco, es por omisión la acción que le ofrece alguno de los ficheros al acceder a ellos.


Borrar ficha: Borra la ficha actual en pantalla.


Ir a la primera ficha: Le mostrará en pantalla la primera ficha del fichero , si en el fichero se pueden elegir varios órdenes de colocación será la primera ficha según ese orden.


Ir a la ficha anterior: Retrocede una ficha.


Ir a ficha siguiente: Avanza una ficha.


Ir a la última ficha: Avanza a la última ficha del fichero.


Ver fichas en vertical: Le permite visualizar las fichas desde la ficha en la que se encuentra, en columnas.


Buscar: Le muestra las fichas en vertical según el orden de colocación elegido. Este mismo botón se muestra en algunas de las pantallas permitiéndole buscar fácilmente en otros ficheros.


Informe con los primeros campos del fichero: Se emite un informe por pantalla o impresora a elegir por el usuario, con los primeros campos del fichero. Si la anchura del informe es mayor que la que puede entrar en una hoja le avisará con el mensaje:

¿ El ancho del listado es superior al ancho de la hoja ?


Generador de informes a impresora: Le permite generar un informe por pantalla o impresora. Este informe se genera de forma interactiva, eligiendo el usuario los campos que desea se integren en el informe. De esta forma tendrá un informe a la medida de su conveniencia.

Vea las instrucciones de cómo crear informes con el generador de informes.


Generar vista: Le permite crear una vista por pantalla , que luego podrá imprimir. En un informe, la diferencia con generador está en la vista por pantalla , el resto es muy similar.


Ordenar por...: (Sólo en algunos ficheros) Cambia el orden en que se muestran las fichas.


Instrucciones rápidas para la ayuda

Para seleccionar uno de los temas del Indice, haga clic en el libro que precede a cada tema, o presione la tecla TAB para seleccionar el tema deseado y después presione la tecla ENTRAR. Podrá comprobar que el icono del tema cambia y muestra un libro abierto, y del tema queda desplegado un menú con los distintos apartados que lo componen.

 El puntero se convierte en una mano cuando está en una región que contiene más información (una definición emergente) o un salto a otro tema. Haga clic el Mouse en esta región para pasar al tema o ver la definición emergente. A lo largo de la ayuda, aparecerán muchas imágenes con definiciones, o saltos a otros temas.

Texto subrayado en un color diferente Indica un salto a otro tema. Para ver el tema, elija el texto. Para volver al último tema que estaba viendo, haga clic en el botón "Atrás"

Texto subrayado con una línea de puntos y en un color diferente Indica que existe una definición emergente que contiene información adicional acerca del texto. Para quitar la definición emergente, haga clic en cualquier parte o presione la tecla ENTRAR.


Información de traspaso a Contabilidad

Pasar asientos a contabilidad.

Mediante este proceso, se crean asientos en contabilidad, a partir de los cierres de cajas de las tiendas.

Se crean los siguientes asientos de todos aquellos cierres marcados con pasado a contabilidad distinto de S, es decir, una vez pasados, se marcan automáticamente con pasado a contabilidad = S

1.- SUBCUENTA número de la tienda 43000NN, apunte al debe, total cobrado

2.- SUBCUENTA 7.000.0NN, ventas de la tienda, apunte al haber, cobrado menos iva incluido

3.- SUBCUENTA 7.770.0NN, IVA de la tienda, apunte al haber, importe de IVA

4.- SUBCUENTA 5.700.0NN, CAJA de la tienda, apunte al debe, total caja.

5.- SUBCUENTA número de la tienda 43000NN, apunte al haber, total cobrado.

Todas las subcuentas deben existir en contabilidad. Anotar antes en parámetros, todos los directorios y subcuentas.

Una vez realizado este proceso, necesitamos realizar los siguientes pasos en contabilidad. (Contaplus versiones 5 y 6)

A.- Opción 8 Utilidades

B.- Opción A Export / Import asientos

C.- Opcion 1 Importación de asientos

D.- Formato del fichero de traspaso: Dbase D

E.- Nombre del fichero que importamos: PASACONT.DBF

F.- Desea borrar el contenido del fichero: S

G.- Anotar vencimientos en la opción 6 VENCIMIENTOS

Si la versión del contaplus es la 7:

A.- Opciones de diario

B.- Utilidades de asientos

C.- Exportación / Importación

D.- Importación de asientos tipo Xbase

Diario: Nombre del fichero de asientos que importamos

Ejemplo: C:\CONTA7\EMPO1\PASACONT.DBF

Nombre del fichero de subcuentas completo con subdirectorio. El fichero se denomina XSUBCTA.DBF

Ejemplo: C:\CONTA7\EMPO1\XSUBCTA.DBF

Marcar para borrar ficheros de importación al terminar posteriormente. Anotar vencimientos.


Traspaso a Contabilidad CONTAPLUS

Pasar asientos a contabilidad.

Mediante este proceso, se crean asientos en contabilidad, a partir de los cierres de cajas de las tiendas.

Se crean los siguientes asientos de todos aquellos cierres marcados con pasado a contabilidad distinto de S, es decir, una vez pasados, se marcan automáticamente con pasado a contabilidad = S

1.- SUBCUENTA número de la tienda 43000NN, apunte al debe, total cobrado

2.- SUBCUENTA 7.000.0NN, ventas de la tienda, apunte al haber, cobrado menos iva incluido

3.- SUBCUENTA 7.770.0NN, IVA de la tienda, apunte al haber, importe de IVA

4.- SUBCUENTA 5.700.0NN, CAJA de la tienda, apunte al debe, total caja.

5.- SUBCUENTA número de la tienda 43000NN, apunte al haber, total cobrado.

Todas las subcuentas deben existir en contabilidad. Anotar antes en parámetros, todos los directorios y subcuentas.

Una vez realizado este proceso, necesitamos realizar los siguientes pasos en contabilidad. (Contaplus versiones 5 y 6)

A.- Opción 8 Utilidades

B.- Opción A Export / Import asientos

C.- Opcion 1 Importación de asientos

D.- Formato del fichero de traspaso: Dbase D

E.- Nombre del fichero que importamos: PASACONT.DBF

F.- Desea borrar el contenido del fichero: S

G.- Anotar vencimientos en la opción 6 VENCIMIENTOS

Si la versión del contaplus es la 7:

A.- Opciones de diario

B.- Utilidades de asientos

C.- Exportación / Importación

D.- Importación de asientos tipo Xbase

Diario: Nombre del fichero de asientos que importamos

Ejemplo: C:\CONTA7\EMPO1\PASACONT.DBF

Nombre del fichero de subcuentas completo con subdirectorio. El fichero se denomina XSUBCTA.DBF

Ejemplo: C:\CONTA7\EMPO1\XSUBCTA.DBF

Marcar para borrar ficheros de importación al terminar posteriormente. Anotar vencimientos.


Venta Total real: es el valor total de la venta realizada.


Venta Total: es el valor que realmente debe pagar el cliente. Si se le hace un descuento, esta cifra tendrá el descuento aplicado.


 Vea también:

       Fichero de transportistas

       Fichero de formas de pago

       Fichero de origen y destinos

       Fichero de parámetros


 Vea también:

       Fichero de clientes

       Fichero de formas de pago

       Fichero de origen y destinos

       Fichero de parámetros


 Vea también:

       Fichero de clientes

       Fichero de transportistas

       Fichero de origen y destinos

       Fichero de parámetros


 Vea también:

       Fichero de clientes

       Fichero de transportistas

       Fichero de formas de pago

       Fichero de parámetros


 Vea también:

       Fichero de clientes

       Fichero de transportistas

       Fichero de formas de pago

       Fichero de origen y destinos


 Vea también:

       Recibos


 Vea también:

       Albaranes


 Vea también:

     Facturas de transportistas


 Vea también:

     Facturas de clientes


 Vea también:

       Histórico de gastos por camión-año-mes

       Histórico de gastos por concepto-año-mes

       Fichero de camiones

       Tipos de gastos


 Vea también:

       Fichero de gastos por fecha-camión

       Histórico de gastos por concepto-año-mes

       Fichero de camiones

       Tipos de gastos


 Vea también:

       Fichero de gastos por fecha-camión

       Histórico de gastos por camión-año-mes

       Fichero de camiones

       Tipos de gastos


 Vea también:

       Fichero de gastos por fecha-camión

       Histórico de gastos por camión-año-mes

       Histórico de gastos por concepto-año-mes

       Tipos de gastos


 Vea también:

       Fichero de gastos por fecha-camión

       Histórico de gastos por camión-año-mes

       Histórico de gastos por concepto-año-mes

       Fichero de camiones


 Vea también:

Configuración del sistema


 Vea también:

Datos de la compañía


Textos en ticket: Texto que aparecerá impreso en los tickets de venta, y que vd, puede modificar en esta pantalla a su gusto.


IVA incluido en P.V.P.: Es el IVA aplicado al precio de venta al público. Si varia el IVA, modifíquelo en esta pantalla, para el correcto funcionamiento del programa.


Directorio Contaplus: Debe definir en esta casilla, la ruta de búsqueda del directorio donde tenga instalado Contaplus. Si no es correcto, no podrá realizar los traspasos contables al programa Contaplus.


Datos en Facturas creadas en venta diaria: Son los datos que aparecerán impresos en las facturas que se originen como consecuencia de la venta diaria.


Valor de 1 Euro en pesetas: Valor de un Euro y pesetas. Valor que el programa utiliza para las operaciones de conversión a Euros. A la hora de realizarse este programa, tiene un valor por defecto de 1 Euro = 166,386 ptas. En caso de cambiar este valor, es en esta pantalla donde deberá imputar el nuevo valor.


Observaciones:


Generador de informes por impresora
Generar informes por impresora

Veámos cómo crear sus propios informes por impresora. Comenzaremos por ejemplos sencillos para irlos complicando, poco a poco.

G.1.- Su primer informe: sencillo y rápido

Entre en el generador de informes, existen 2 columnas, una vacía titulada

campos elegidos y otra con todos los campos de la base de datos titulada campos posibles.

Señalando los 3 o 4 primeros campos de la columna de la izquierda, pulse la tecla

Añadir, vea cómo pasan los 3 o 4 campos elegidos, de la izquierda a la derecha

Ya tiene los campos que formarán el informe. Pulse ahora la tecla Imprimir

Y ya está su primer informe creado, sencillo y rápido

Si queremos suprimir algún campo del informa pulsaremos Quitar. Con esto vemos que además de desaparecer el campo, el ancho del informe ha disminuido.

G.2.- Añada ahora títulos y cabeceras.

Los títulos se imprimen en la parte superior del informe, mientras que las cabeceras se imprimen, en la parte superior de cada uno de los campos elegidos. Una vez terminados de introducir, vuelva a pulsar Imprimir. Ya tiene su informe con títulos y cabeceras.

G3.- Imaginemos ahora que no deseamos ver todas las fichas.

Lo que deseamos hacer, es una selección para poder ver sólo por ejemplo las fichas con fecha mayor de una fecha determinada.

Dentro del generador de informes elegimos: Límites

Y ahora seleccionamos el campo por el que queremos hacer la selección, dentro de la columna Campos Posibles, elegimos el campo por el que queremos crear la selección, entonces se nos mostrará los criterios de selección:

Igual, mayor, menor, mayor o igual que, menor o igual que y contiene.

El único que merece especial comentario es el criterio contiene. Es útil cuando en un campo de caracteres, por ejemplo Nombre. Queremos hacer una selección de todas las fichas que contengan PEPE, de esta forma se seleccionan todas las fichas que en el campo Nombre.

Una vez elegido el criterio pulsamos Selección. Con esto habremos creado la selección del fichero. Si no deseamos introducir más criterios para la selección, y queremos terminar ya, pulsaremos Grabar, para salir.

Al emitir ahora el listado solo saldrán las fichas que cumplen las condiciones elegidas.

Si quisiéramos complicar la selección y añadir alguna condición más, como por ejemplo que la provincia contenga MADRID, pulsamos primero Conexión, esto nos sirve para conectar con otro criterio de selección, en este momento nos ofrece 4 criterios posibles:

1.- Y ADEMAS: Significa que además de cumplir el criterio anterior, debe cumplir el siguiente criterio. Ejemplo fecha mayor que 01/01/90 y además provincia contiene Madrid.

2.- O: Significa que O bien puede cumplir el criterio anterior o bien el criterio siguiente, cualquiera de los dos es suficiente. Ejemplo o bien fecha mayor que 01/01/90 o que provincia contiene Madrid

3.- Y QUE NO: Quiere decir que Si debe cumplir el criterio anterior pero no debe cumplir el criterio siguiente. Ejemplo fecha mayor que 01/01/90 pero que la provincia no contenga el nombre de Madrid.

4.- O NO: Quiere decir que es tan valido que cumpla la condición anterior como que no cumpla la condición siguiente  Ejemplo o bien fecha mayor que 01/01/90 o bien que la provincia no contenga Madrid, cualquiera de los 2 criterios es válido.

G 4 - Crear sumas o campos totales

Para crear una suma al pie del informe, debemos tener algún campo numérico seleccionado, entonces pulsamos TOTALES, si no hay ningún campo numérico seleccionado nos avisará, si hay nos deja continuar, para salir pulsamos GRABAR

Y ya podemos IMPRIMIR, el informe veremos al final del informe la suma del campo numérico.

G 5 - Crear sumas parciales o subtotales

Para crear subtotales, por ejemplo, en un fichero de productos, obtener un listado agrupados por familias de productos, haciendo sumas parciales, debemos elegir primero ordenar, seleccionamos el campo por el que queremos ORDENAR Y pulsamos GRABAR, para terminar o salir.

A continuación elegimos GRUPO-SUBTOTALES, y pulsamos el mismo campo, por el que hemos ordenado el fichero, entonces saldrán subtotales, por dicho campo.

Recomendamos practicar creando sus propios listados vera que es muy sencillo y que cada vez los puede complicar más.