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awin Index

Manual  de agencias de transportes -carga fraccionada - mensajerias

 Objetivo

botones comunes a todos los ficheros

1er grupo de botones

2º grupo de botones

3er grupo de botones

 4º grupo de botones

Generador de informes por impresora

Fichero de zonas/rutas y poblaciones

Clientes

Tarifas de portes / transportistas

Ficheros de albaranes -

Parametros modificar opciones  .

Parametros mas opciones  .

Imprimir factura / albarán

Fichero de recibo- s

Proveedores

Copias de seguridad

Manual

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Objetivo

Objetivo :

Gestión completa de agencias de transportes que se dediquen a carga fraccionada , es decir reparto de un transporte (camión ) a varios clientes , o bien agencias de mensajerias ,  con facturación , albaranes, gestión de transportistas o mensajeros , puede imprimir las facturas , sin necesitar papel de imprenta , puede tener un cliente remitente ,uno destinatario y un 3º al que facturar que puede ser distinto ,  posibilidad de modificar los textos a imprimir a su medida , crear listados, agendas ...etc

Se puede tarifar en kilos o en Kilometros o la tarifa especial de mensajeros , vd. libremente puede elgir en cada albarán como quiere facturar ( calcular el importe ) a su cliente , dentro d elas 3 modalidades mencionadas .

Guia rapida para impacientes

Si Vd. no puede esperar a leerse todo el manual , lo cual no aconsejamos

y desea introducir datos cuanto antes .

De de alta fichas en los ficheros  siguientes , en este orden

1.-Zonas de clientes

2.-Tarifas en kms y tarifas en kgs

3.-Poblaciones de clientes

4.-Transportistas - mensajeros

5.-Proveedores (opcional )

6.-Clientes

7.-Parametros (cambiar cabecera y pies de albaranes,facturas...etc)

8.-Ya puede introducir albaranes  y facturarlas

Fin de guia rapida para impacientes


botones comunes a todos los ficheros

botones comunes a todos los ficheros

estos botones describen todas la soperaciones que podemos hacer con los ficheros , son de uso común en casi todos los ficheros

los iremos describiendo en grupos de 4 , de izq. A derecha , haciendo referencia al titulo que se puede leer en su pie cuando se coloca el raton sobre ellos .


1er grupo de botones

1er grupo de botones

Cerrar ventana : cierra la ventana actual , si estamos modificando o añadiendo una ficha nueva , es mecesario que antes de cerrar grabemos esta ficha , por que si no se perderan los datos introducidos.

Grabar ficha : se graba la ficha actual en pantalla que estamos modificando o añadiendo

Nueva ficha : nos permite introducir una ficha nueva , en blanco , es por omisión la acción que nos ofrecen alguno d elos ficheros al acceder a ellos

Borrar ficha : borra la ficha actual en pantalla


2º grupo de botones

2º grupo de botones

nos permiten movernos entre las fichas

Ir a la primera ficha : nos mostrará en pantalla la primera ficha del fichero , si en el fichero se pueden elegir varios ordenes de colocación será la primera ficha según ese orden.

Ir a la ficha anterior : retrocede una ficha

Ir a la ficha siguiente : avanza una ficha

Ir a la ultima ficha : avanza a la ultima ficha del fichero


3er grupo de botones

3er grupo de botones

Ver fichas en vertical : nos permite visualizar las fichas desde la ficha en la que nos encontramos en columnas .

Buscar : nos muestra las fichas en vertical según el orden de colocación elegido

Este mismo botón se muestra en algunas de las pantallas permitiendonos buscar facilmente en otros ficheros .

Informe con los primeros campos del fichero : se emite un informe por pantalla o impresora a elegir por el usuario , con los primeros campos del fichero , si la anchura del informe es mayor que la que puede entrar en una hoja nos avisará con el mensaje

¿ el ancho del listado es superior al ancho de la hoja ?

Generador de informes a impresora : nos permite generar un informe por pantalla o impresora , este informe se genera de forma interactiva , elegiendo el usuario los campos que desea se integren en el informe , de esta forma tendremos un informe a la medida de nuestra conveniencia .

Vea las instrucciones de como crear informes con el generador de informes.


4º grupo de botones

4º grupo de botones

Generar vista :nos permite crear una vista por pantalla , que luego podremos imprimir , como un informe , la diferencia con generador esta en la vista por pantalla , el resto es muy similar.

Ordenar por ... cambia el orden en que se muestran las fichas

En utilidades existe la opción :ORDENAR BASES DE DATOS , esta opción es conveniente , que se ejecute al menos una vez al dia y siempre que tenga problemas por falta de corriente o cuando el programa de mensajes de error , esta recomendación es MUY IMPORTANTE .


Generador de informes por impresora
Generador de informes por impresora factuwin_cs4


Generador de informes por impresora


Generador de informes por impresora

Generador de informes por impresora

Veamos como crear sus propios informes por impresora comenzaremos por ejemplos sencillos para irlos complicando , poco a poco .

G.1.- Su primer informe :sencillo y rapido

Entre en el generador de informes , existen 2 columnas , una vacia titulada

Campos elegidos y otra con todos los campos de la base de datos titulada campos posibles.

Señalando los 3 o 4 primeros campos de la columna de la izquierda , pulse la tecla

Añadir , vea como pasan los 3 o 4 campos elegidos , d ela izquierda a la derecha

Ya tiene los campos que formarán el informe pulse ahora la tecla Imprimir

Y ya esta su primer informe creado , sencillo y rapido

Si queremos suprimir algún campo del informa pulsaremos QUITAR , con esto vemos que ademas de desaparecer el campo , el ancho del informe ha disminuido .

G.2.- Añada ahora titulos y cabeceras , los titulos se imprimen en la parte superior del informe , mientras que las cabeceras se imprimen , en la parte superior de cada uno de los campos elegidos. Una vez terminados de introducir , vuelva a pulsar Imprimir, ya tiene su informe con titulos y cabeceras.

G3.- Imaginemos ahora que no deseamos ver todos las fichas , sino que deseamos hacer una selección , para poder ver solo por ejemplo las fichas con fecha mayor de una fecha determinada .

Dentro del generador de informes elegimos :LIMITES

Y ahora selecionamos el campo por el que queremos hacer la selección , dentro de la columna CAMPOS POSIBLES , elegimos el campo por el que queremos crear la selección , entonces se nos mostrará los criterios de selección

Igual , mayor , menor , mayor o igual que , menor o igual que y contiene.

El unico que mereceespecial comentario es el criterio contiene , es util cuando en un campo de caracteres , por ejemplo NOMBRE , queremos hacer una selección de todas las fichas que contengan PEPE , de esta forma se selecionan todas las fichas que en el campo NOMBRE

Una vez elegido el criterio pulsamos SELECCION , con esto habremos creado la selección del fichero , si no deseamos introducir mas criterios para la selección , y queremos terminar ya , pulsaremos GRABAR , para salir .

Al emitir ahora el listado solo saldrán las fichas que cumplen las condiciones elegidas

Si quisieramos complicar la selección y añadir alguna condición mas , como por ejemplo que la provincia contenga MADRID , pulamos primero Conexión , esto nos sirve para conectar con otro criterio de selección , en este momento nos ofrece 4 criterios posibles

1.- Y ADEMAS : siginifica que ademas de cumplir el criterio anterior , debe cumplir el siguiente criterio .Ejemplo fecha mayor que 01/01/90 y ademas provincia contiene Madrid .

2.- O : significa que O bien puede cumplir el criterio anterior o bien el cirterio siguiente , cualquiera de los 2 es suficiente .Ejemplo o bien fecha mayor que 01/01/90 o que provincia contiene Madrid .

3.- Y QUE NO : quiere decir que Si debe cumplir el criterio anterior pero no debe cumplir el cirterio siguiente . Ejemplo fecha mayor que 01/01/90 pero que la provincia no contenga el nombre de Madrid .

4.- O NO : quiere decir que es tan valido que cumpla la condición anterior como que no cumpla la condición siguiente . Ejemplo o bien fecha mayor que 01/01/90 o bien que la provincia no contenga Madrid , cualquiera de los 2 criterios es valido .

G 4 - crear sumas o campos totales

Para crear una suma al pie del informe , debemos tener algún campo numerico seleccionado , entonces pulsamos TOTALES , si no hay ningún campo numerico seleccionado nos lo avisará , si hay nos deja continuar , para salir pulsamos GRABAR

Y ya podemos IMPRIMIR , el informe veremos al final del informe la suma del campo numerico .

G 5 - crear sumas parciales o subtotales

Para crear subtotales , por ejemplo , en un fichero de productos , obtener un listado agrupados por familias de productos , haciendo sumas parciales , debemos elegir primero ordenar , seleccionamos el campo por el que queremos ORDENAR Y pulsamos GRABAR , para terminar o salir .

A continuación elegimos GRUPO-SUBTOTALES , y pulsamos el mismo campo , por el que hemos ordenado el fichero , entonces saldrán subtotales , por dicho campo .

Recomendamos practicar creando sus propios listados vera que es muy sencillo y que cada vez los puede complicar mas .


Fichero de productos
Fichero de zonas y poblaciones


Fichero de productos
Fichero de zonas y poblaciones

 Fichero de zonas o rutas

Para introducir las zonas donde se ubican los clientes , y asi poderlos dividir luego los listados de clientes por esas  zonas o barrios .

Fichero de poblaciones

En este fichero , codificamos las poblaciones , mediante su codigo postal , el nombre de la población y los kms , que facturaremos en caso de usar la tarifa en kms , si vd. nunca va a utilizar la tarifa en kms , no es necesario que utilice el fichero de poblaciones , aunque en cualquier caso es recomendable su utilización , para ahorrarnos tiempo en no tener que volver a escribir las poblaciones de nuevo .

Posteriormente al dar de alta un cliente podremos elegir su población anotandose automaticamente , el codigo postal y la distancia en kms , esta distancia en kms , corresponderá a la que posteriormente se va a facturar .


Fichero de movimientos de productos
Fichero de tarifas en kgs y en kms


Clientes/ proveedores
Clientes

Fichero de clientes

En el anotaremos los distintos CLIENTES que tenemos  .

Introduzca una cuantas fichas a modo de prueba , luego podrá

borrarlas simplemente pulsando el botón borrar de la barra superior

El campo CLIENTE  es el codigo del cliente y es el 1er campo

por el que esten ordenados los clientes ,aconsejamos introducir

en este campo de codigo del cliente el numero de telefono del

cliente admitiendo hasta 10 numeros  o  cualquier numero de hasta 10 numeros que luego

podamos recordar facilmente.

Tambien podremos buscar los clientes por nombre .

Es decir una vez introducido el nombre , Vd. podrá  buscar los

clientes por nombre o por cualquier campo de buscar por datos

.

Mediante la opción buscar por datos podremos buscar

clientes por las primeras letras del nombre

Ejemplo : Buscar el cliente Pedro Perez De La Fuente

Podremos buscarlo introduciendo solamente

Pedr  o  bien Pedro Per cualquier otra combinación ,aunque nos de el mensaje de: valor , no encontrado , lo cual quiere decir que no ha encontrado ese valor exacto , pero si nos situa en el valor mas proximo.

El descuento para las ordenes de reparación se toma como omisión

de las fichas de clientes.

Pendiente pasar a Contaplus : si indicamos S(si) en este campo el programa creará una cuenta automatica en Contaplus , con el nº de cuenta indicado mas abajo.

 Si Vd. tiene el modulo de contabilidad , puede hacer que los

clientes pasarán a contabilidad , asi mismo es muy importante que todos los clientes figuren con un numero entre 4.300.000 y 4.309.999 , para pasar a  contabilidad en las cuentas correctas.

El numero de cliente , para pasar a contabilidad , debe empezar

obligatoriamente por 430 y tener 7 numeros ejemplo : 4300001.

Por tipo / clase y por ruta / barrio saldrán clasificados los clientes

en posteriores listados , la clasificaci¢n puede ser libre.

En numero de tarifa debemos introducir la tarifa que se aplicará a este cliente

El campo PORTES A CUENTA es solamente recordatorio , sin influir en los procesos posteriores.

Al indicar FACTURAS CON OBSERVACIONES = S , en la factura , no en el albarán , se imprimirán las observaciones que figuren en la primera linea de observaciones del albarán.

Se emiten facturas a todos los clientes , independiente de que figuren como

FACTURA MENSUAL = S.

El IVA indicado para el cliente se aplicar  en la factura del mismo , en el albarán  figurará el IVA , que se haya indicado en PARAMETROS , generales

Con el numero de tarifa que aplicamos a este cliente podemos aplicar

distintas variaciones , mediante :

descuentos o incrementos a clientes , lo cuales figurar n en los campos :

INCREMENTO o DESCUENTO , aplicandose los mismos a la confección del albarán.

Tarifas de portes /transportistas

Tarifas de portes en kgs y en kilometros

Podemos facturar a los clientes con 3 sistemas por kgs ,  por kms , y la tarifa especial de mensajerias , para este proposito existen 3 ficheros de tarifas uno con tramos en kgs ,  otro con tramos en kilometros , y la tarifa espcial mensajeros con tramos , al hacer el albarán podremos elegir , cualquier sistema  , de tal forma que al mismo cliente le podremos facturar tanto por kg , como por kms , como por mensajeria .

En las fichas de clientes , tambien anotaremos los tipos de tarifas que le hacemos a cada cliente , de cada uno de los  tipos .

Las tarifas tienen un carácter , con lo cual podremos tener hasta 35 tarifas distintas , con numeros 1,2,3,4,5,  o letras ....a,b,c,d,e,f,g,...etc.

Para dar de alta una tarifa tendremos que indicar los distintos intervalos

Si por ejemplo tenemos una tarifa con , precio 390 ptas por hasta 5 kgs. Maximo , 1.400 ptas con hasta 25 kgs. Y 2.600 ptas , hasta 300 kgs.

Lo introduciremos de la siguiente forma , ejemplo numero de tarifa 1 , hasta 0 kg  390 ptas , numero de tarifa 1 , hasta 5 kgs. 390 ptas ,numero de tarifa 1 ,  hasta 25 kgs. 1.400 ptas y numero de tarifa 1 , hasta 300 kgs , 2.600 ptas .

Es necesario siempre introducir una ficha , para decirle cuanto cobramos por menos de la primera cantidad , si solo decimos hasta 5 kgs. 390 ptas , el programa no sabrá cuanto debe cobrar , cuando es menos de 5 kgs , por lo que debemos introducir esa ficha diciendo hasta o kgs , la cantidad que sea

Despues de modificar las tarifas entrar en la opci¢n crear tarifa , opcion D

, con esta se crea la tarifa individual Kg a Kg. para una busqueda mas rapida.

 Ficheros de transportistas

Para introducir los transportistas o mensajeros .

Si no trabajamos con mensajeros pero si trabajamos con transportistas ajenos , los podremos introducir en cada albarán , para llevar un control de lo que transportamos .

En este fichero nos pide un numero de transportista , si tenemos muchos recomendamos introducir como numero de transportista el numero de su telefono , o bien si tenemos pocos podemos numerarlos con 1, 2,3  o bien con pepe , juán ...etc

En el fichero de transportistas diremos como le pagamos , puede ser una cantidad fija por cada porte o bien puede ser un % a comisión por el importe neto del porte

Cambio de la fuente de los listados

Hay muchos listados en los que el programa nos ofrece la posibilidad de cambiar el tipo de letra o fuente de impresión , tengan en cuenta si cambia a una fuente mayor que no entrarán en el mismo ancho , todas las columnas .


Proveedores/Facturas de proveedores

Fichero de proveedores

Aqui introduciremos los proveedores a los cuales les pediremos

Material o cualquier articulo , en todo negocio hay distintos proveedores y hemos querido introducir este fichero en este programa , para llevar una gestión complementaria


Ficheros complementarios de productos - entradas y salidas
Como crear  un  albarán , factura

Crear un albarán (posteriormente será la factura )

Ficheros auxiliares / parametros , nos servirá para adaptar los datos de su empresa a la impresión de la factura o presupuesto , ver el apartado de parametros , para mas datos

Una vez definidos los parametros , vamos a crear un albarán nuevo

Entramos en fichero de albaranes , decimos nueva ficha , nos propone un nº de albarán  , el siguiente al ultimo que consta en parametros , fecha de albarán por omisión la fecha del dia , forma de facturar o calcular el albarán , existen 3 formas por kgs. Por kms. Y tarifa mensajeros , el programa anota la que esta elegida en parametros , aunque luego en el albarán se puede cambiar .

Si por omisión son portes pagados o debido y tambien anota las observaciones que tengamos escritas en parametros , de esta forma nos ahorraremos de escribir de forma repetitiva lo que habitualmente sea siempre igual

A continuación elegiremos el numero de cliente destinatario y el remitente , el cliente al que se facturará este albarán puede ser un 3er cliente distinto del destinatario y del remitente , por omisión será el cliente remitente .

En función de la forma de calculo de facturación que hayamos elegido para ese albarán de las 3 formas 1 por kgs. 2 por kms. Y 3 mensajerias

Introduciremos los datos basicos en la 1ª pantalla para las formas 1 y 2 y en la 2ª pantalla para la 3ª forma mensajeria

Mensajeria:

Elegimos Moto/Coche/Furgoneta y el tipo de tarifa de las dadas de alta para mensajeros , de esta forma el programa buscará los importes correspondientes a esta factura , anotando automaticamente el importe por cada dirección facturada , el cual se multiplicará por el nº de direcciones que cobremos en ese albarán , el importe por kms , el cual se multiplicará por el nº de kms , anotado en la 1ª pantalla , viene automaticamente de los kms , anotados a cada población , lluvia y canón que son opcionales.

Con todos estos datos anotados en la 2ª pantalla , al pulsar el botón grabar se calcula automaticamente el importe neto , el iva y el total del albarán

MUY IMPORTANTE , siempre es necesario antes de abandonar la ficha que GRABAMOS ESTA FICHA , si no lo hacemos asi la ficha no quedará  grabada


2ª Pantalla de ordenes - Materiales
Ficheros auxiliares / parametros

Nos sirve para adaptar mas la impresión y creación de albaranes a nuestras particularidades , entrando en el fichero de parametros podremos cambiar la cabecera de los documentos de impresión , el pie de dichos documentos ,

Ficheros auxiliares / parametros(mas opciones )

Mas opciones de cambios en parametros


Imprimir factura / albarán / presupuesto
Imprimir factura / albarán

Para imprimir el albarán desde la misma ficha del albarán iremos a la barra de botones superior y en ella pulsando el botón de la impresora situada mas a la derecha , elegiremos imprimir albarán con precios , imprimiendose en el formato siguiente

Los formatos de los documentos son modificables , entrando en la opción demodificar documentos

se documento nos iremos a la barra de ese menu , a la impresora situada mas a la derecha , con la leyenda , imprimir factura , albarán , presupuesto

Nos pregunta si queremos imprimir la cabecera , donde figuran nuestros datos de empresa ,puede haber ocasiones en que no nos interese por la razón que sea imprimir con nuestra cabecera o bien por que usemos de vez en cuando un papel con el logotipo y cabecera ya pre- impreso.

el numero de documento y la fecha lo tomará de parametros si es la primera vez que se imprime o bien de la propia ficha , si se ha impreso anteriormente

Observe el acabado de la impresión , con una impresora normal de chorro de tinta , puede obtener un acabado tan perfecto , que no necesita un papel preimpreso , de imprenta , con el consiguiente ahorro de mucho dinero al año  .

No se preocupe si la factura o documento le ocupa varias paginas el programa se encargará de componer las paginas que necesite .

Si vd. quiere modificar el contenido de la impresión , para adaptarlo a sus necesidades , puede hacer variaciones en el contenido de la impresión , para esro debe ir al menu

Albaranes

Modificar formatos de impresión de documentos

Alli tendrá 2 submenus

Modificar formato de impresión de facturas , de albaranes ....etc

Y modificar estructura de documentos , este ultimo , se refiere a modificar el formato generico del documento , mientras que el primero se refiere a modificar los detalles del documento , es decir el contenido , este primero será el que con mayor probabilidad quiera cambiar.

Si entra en este fichero , podrá ver varios campos : contenido , es la variable a imprimir , se puede variar o se puede suprimir ,si lo que contiene es un campo de un fichero , normalmente empezará con el nombre del campo , ejemplo PARAMETR->CABACERA1 , si lo que contiene es un literal estará entre comillas , ejemplo "Cod.Clie ", tambien podremos variar la  altura de la fuente , tamaño de la fuente de impresión .

Distancia a borde superior , expresa en cm la distancia donde se imprime esta variable respecto del borde superior del papel .

Distancia al borde izquierdo , representa en cm. La distancia al borde izq. Del papel , podremos variar ambas , para configurar la impresión mas arriba , mas abajo , a la izq, o a la derecha .


Fichero de recibos

Los recibos se crean al imprimir las facturas por 1ª vez , el programa controla que la orden de reparación , no tiene numero de factura , en ese momento toma el numero de factura de parametros y crea un recibo nuevo , esto se hace automaticamente para las facturas y para presupuestos a petición de muchos clientes que nos han pedido crear tambien recibos de presupuestos , el programa preguntá cuando imprime por 1ª vez el presupuesto , si vd. desea crear un recibo de ese presupuesto.

Una vez creados los recibos , se pueden imprimir por la impresora , despues de imprimir se deben marcar como facturar =no ,(imprimir = no)  para no volverlos a imprimir , esta es otra opción del menu principal

Al imprimir los recibos debe tener en cuenta que el formato estandar del papel de recibos , obliga a que las hojas tengan un tamaño algo mayor al formato estandar , el tamaño se denominda FANFOLD y es asi como debe configurar el papel de su impresora , para imprimir los recibos estandar


Ficheros de gestión


Ficheros de gestión

Ficheros de gestión

Caja con gastos e ingresos

Para controlar los gatos e ingresos en fecha con concepto del mismo , el tipo es libre .

Vencimientos de pagos y cobros

Utilisimo para gestionar los pagos pendientes a nuestros proveedores o los cobros pendientes en fechas a nuestros clientes , al decir clave libre podemos anotar cualquier tipo de clave .

Recibos y letras

Para dar de alta los distintos recibos y letras que creemos para nuestros clientes , de esta forma los vencimientos de cobros de nuestros clientes , los podremos llevar por este fichero o bien por el fichero de vencimientos .

Facturas a clientes

Fichero de facturas a clientes , con formas de pago , vencimiento , cliente al que pertenece , iva , ptas restantes ...etc

Si posteriormente emitimos un listado agrupado por cliente , nos servirá para saber aquellos clientes a los que hemos facturado mas de 500.000 ptas o mas de la cantidad que definamos , puesto que en el listado nos saldrán todos los clientes , totalizados con sus importes

Facturas de proveedores

La pantalla es similar a la de facturas a clientes , igualmente si introducimos aqui las facturas de proveedores , posteriormente podremos emitir un listado de facturas agrupadas por proveedor , para saber que proveedores nos han facturado que cantidad entre que fechas .


Copias de seguridad

Copias de seguridad

Nos permite crear copias de seguridad de los ficheros que queramos , los ficheros que cambian cada vez que introducimos datos son los que estan en el directorio

\DATA

son ficheros *.DBF y *.DBT

la copia de seguridad tarda muy poco en hacerse y es inestimable cuando por desgracia hemos tenido un accidente en el disco duro perdiendose los datos

Dado el bajo precio de los disquetes aconsejamos tener un disquete distinto para cada dia de la semana , de esta forma con 5 o 6 disquetes podra tener copias distintas , que le resolverán muchos casos , haganos caso y haga copia de seguridad a diario , no se arrepentirá .

Restaurar copias de seguridad

Si un dia se han estropeado los datos y desea restuarar la copia de seguridad , sepa que al hacerlo se sustituirán todos los datos actuales , por los de la ultima copia de seguridad es decir la situación de los datos quedara igual que cuando hicimos la ultima copia de seguridad .


Manual

Manual : el fcihero que esta viendo , lo puede visualizar en el directorio MANUAL , dentro del directorio del programa , existe como MANUAL.DOC , el cual se puede ver desde WORD , MANUAL.HTM , para visualizar con su navegador , o bien MANUAL.TXT , para ver desde wordpad o cualquier editor de textos , este ultimo no tiene los graficos .