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awin Index

Manual  de facturación por tallas

 Objetivo

botones comunes a todos los ficheros

1er grupo de botones

2º grupo de botones

3er grupo de botones

 4º grupo de botones

Generador de informes por impresora

Fichero de productos

Ficheros de gestión

Crear e imprimir albaranes facturas , presupuestos

Copias de seguridad

Manual

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Objetivo

Objetivo :Gestión de  facturación por tallas , vd. puede definir hasta 20 tallas distintas , cree después los albaranes , imprima albaranes , facturas y recibos de esos albaranes  Al ser las tallas definibles y los formatos de impresión de factura , albaran y recibo modificables por el usuario , el programa pertmite una gran flexibilidad .

Con o sin control de las existencias en almacen ,  facturas con notas ilimitadas en cada producto o linea a facturar , impresión de etiquetas de productos de codigos de barras de varios tipos

Tambien se puede llevar control del almacen , asi como de sus salidas y entradas , de tal forma que nos posibiliten , poder hacer pedidos a proveedores , o bien un seguimiento de los movimientos de los articulos .

Destinado a : empresas que quieran hacer presupuestos y facturas de forma flexible con  o sin  control de su almacen

Complementos : Junto con los ficheros basicos de almacen , se puede gestionar tambien clientes

proveedores

familias de productos

destinos de entradas y salidas

caja

vencimiento de cobros y pagos

recibos y letras

facturas, presupuestos , albaranes  a clientes

facturas de proveedores


botones comunes a todos los ficheros

botones comunes a todos los ficheros

estos botones describen todas la soperaciones que podemos hacer con los ficheros , son de uso común en casi todos los ficheros

los iremos describiendo en grupos de 4 , de izq. A derecha , haciendo referencia al titulo que se puede leer en su pie cuando se coloca el raton sobre ellos .


1er grupo de botones

1er grupo de botones

Cerrar ventana : cierra la ventana actual , si estamos modificando o añadiendo una ficha nueva , es mecesario que antes de cerrar grabemos esta ficha , por que si no se perderan los datos introducidos.

Grabar ficha : se graba la ficha actual en pantalla que estamos modificando o añadiendo

Nueva ficha : nos permite introducir una ficha nueva , en blanco , es por omisión la acción que nos ofrecen alguno d elos ficheros al acceder a ellos

Borrar ficha : borra la ficha actual en pantalla


2º grupo de botones

2º grupo de botones

nos permiten movernos entre las fichas

Ir a la primera ficha : nos mostrará en pantalla la primera ficha del fichero , si en el fichero se pueden elegir varios ordenes de colocación será la primera ficha según ese orden.

Ir a la ficha anterior : retrocede una ficha

Ir a la ficha siguiente : avanza una ficha

Ir a la ultima ficha : avanza a la ultima ficha del fichero


3er grupo de botones

3er grupo de botones

Ver fichas en vertical : nos permite visualizar las fichas desde la ficha en la que nos encontramos en columnas .

Buscar : nos muestra las fichas en vertical según el orden de colocación elegido

Este mismo botón se muestra en algunas de las pantallas permitiendonos buscar facilmente en otros ficheros .

Informe con los primeros campos del fichero : se emite un informe por pantalla o impresora a elegir por el usuario , con los primeros campos del fichero , si la anchura del informe es mayor que la que puede entrar en una hoja nos avisará con el mensaje

¿ el ancho del listado es superior al ancho de la hoja ?

Generador de informes a impresora : nos permite generar un informe por pantalla o impresora , este informe se genera de forma interactiva , elegiendo el usuario los campos que desea se integren en el informe , de esta forma tendremos un informe a la medida de nuestra conveniencia .

Vea las instrucciones de como crear informes con el generador de informes.


4º grupo de botones

4º grupo de botones

Generar vista :nos permite crear una vista por pantalla , que luego podremos imprimir , como un informe , la diferencia con generador esta en la vista por pantalla , el resto es muy similar.

Ordenar por ... cambia el orden en que se muestran las fichas

En utilidades existe la opción :ORDENAR BASES DE DATOS , esta opción es conveniente , que se ejecute al menos una vez al dia y siempre que tenga problemas por falta de corriente o cuando el programa de mensajes de error , esta recomendación es MUY IMPORTANTE .


Generador de informes por impresora
Generador de informes por impresora TALLAWIN_cs4


Generador de informes por impresora


Generador de informes por impresora

Generador de informes por impresora

Veamos como crear sus propios informes por impresora comenzaremos por ejemplos sencillos para irlos complicando , poco a poco .

G.1.- Su primer informe :sencillo y rapido

Entre en el generador de informes , existen 2 columnas , una vacia titulada

Campos elegidos y otra con todos los campos de la base de datos titulada campos posibles.

Señalando los 3 o 4 primeros campos de la columna de la izquierda , pulse la tecla

Añadir , vea como pasan los 3 o 4 campos elegidos , d ela izquierda a la derecha

Ya tiene los campos que formarán el informe pulse ahora la tecla Imprimir

Y ya esta su primer informe creado , sencillo y rapido

Si queremos suprimir algún campo del informa pulsaremos QUITAR , con esto vemos que ademas de desaparecer el campo , el ancho del informe ha disminuido .

G.2.- Añada ahora titulos y cabeceras , los titulos se imprimen en la parte superior del informe , mientras que las cabeceras se imprimen , en la parte superior de cada uno de los campos elegidos. Una vez terminados de introducir , vuelva a pulsar Imprimir, ya tiene su informe con titulos y cabeceras.

G3.- Imaginemos ahora que no deseamos ver todos las fichas , sino que deseamos hacer una selección , para poder ver solo por ejemplo las fichas con fecha mayor de una fecha determinada .

Dentro del generador de informes elegimos :LIMITES

Y ahora selecionamos el campo por el que queremos hacer la selección , dentro de la columna CAMPOS POSIBLES , elegimos el campo por el que queremos crear la selección , entonces se nos mostrará los criterios de selección

Igual , mayor , menor , mayor o igual que , menor o igual que y contiene.

El unico que mereceespecial comentario es el criterio contiene , es util cuando en un campo de caracteres , por ejemplo NOMBRE , queremos hacer una selección de todas las fichas que contengan PEPE , de esta forma se selecionan todas las fichas que en el campo NOMBRE

Una vez elegido el criterio pulsamos SELECCION , con esto habremos creado la selección del fichero , si no deseamos introducir mas criterios para la selección , y queremos terminar ya , pulsaremos GRABAR , para salir .

Al emitir ahora el listado solo saldrán las fichas que cumplen las condiciones elegidas

Si quisieramos complicar la selección y añadir alguna condición mas , como por ejemplo que la provincia contenga MADRID , pulamos primero Conexión , esto nos sirve para conectar con otro criterio de selección , en este momento nos ofrece 4 criterios posibles

1.- Y ADEMAS : siginifica que ademas de cumplir el criterio anterior , debe cumplir el siguiente criterio .Ejemplo fecha mayor que 01/01/90 y ademas provincia contiene Madrid .

2.- O : significa que O bien puede cumplir el criterio anterior o bien el cirterio siguiente , cualquiera de los 2 es suficiente .Ejemplo o bien fecha mayor que 01/01/90 o que provincia contiene Madrid .

3.- Y QUE NO : quiere decir que Si debe cumplir el criterio anterior pero no debe cumplir el cirterio siguiente . Ejemplo fecha mayor que 01/01/90 pero que la provincia no contenga el nombre de Madrid .

4.- O NO : quiere decir que es tan valido que cumpla la condición anterior como que no cumpla la condición siguiente . Ejemplo o bien fecha mayor que 01/01/90 o bien que la provincia no contenga Madrid , cualquiera de los 2 criterios es valido .

G 4 - crear sumas o campos totales

Para crear una suma al pie del informe , debemos tener algún campo numerico seleccionado , entonces pulsamos TOTALES , si no hay ningún campo numerico seleccionado nos lo avisará , si hay nos deja continuar , para salir pulsamos GRABAR

Y ya podemos IMPRIMIR , el informe veremos al final del informe la suma del campo numerico .

G 5 - crear sumas parciales o subtotales

Para crear subtotales , por ejemplo , en un fichero de productos , obtener un listado agrupados por familias de productos , haciendo sumas parciales , debemos elegir primero ordenar , seleccionamos el campo por el que queremos ORDENAR Y pulsamos GRABAR , para terminar o salir .

A continuación elegimos GRUPO-SUBTOTALES , y pulsamos el mismo campo , por el que hemos ordenado el fichero , entonces saldrán subtotales , por dicho campo .

Recomendamos practicar creando sus propios listados vera que es muy sencillo y que cada vez los puede complicar mas .


Fichero de productos


Fichero de productos

 Fichero de productos

Nos permitira introducir los datos de nuestros productos .

Se pueden facturar los productos dados de alta en este fichero o sin necesidad de darlos de alta.

El codigo y la descripción debemos eligirlos de tal forma que signifiquen algo . antes de dar de alta todos los codigos , nos conviene reflexionar 10 minutos sobre la terminologia que seguiremos ya que nos puede influir durante , mucho tiempo .

Si va a usar solo numeros piense que dependiendo de si los coloca a la drcha o a la izq. El orden de colocación será distinto .

Los precios se pueden introducir en euros o en ptas ( tambien se puede usar cualquier otra moneda nacional , que no sean ptas ) .existen 3 tarifas tarifa 1 , tarifa 2 y tarifa 3 , la cual nos pedirá al hacer el presupuestoo factura.

El tipo de iva se introducira del tipo 1 , 2 o 3 de los tipos de iva , dados de alta en los parametros de la empresa , al salvar o grabar la ficha se grabará el % de iva de los tipos declarados en parametros.

El  stock minimo , es la cantidad minima que queremos tener en stock y por debajo de la cual queremos que el programa emita un pedido al proveedor por la cantidad a pedir o bien por la diferencia entre el stock actual y el stock minimo .

El codigo de familia al que pertenece lo podemos buscar por codigo de familia o bien por nombre de familia , con solo pulsar la lupa correspondiente .

El codigo del proveedor al que corresponde este articulo lo podremos buscar por el codigo del mismo  , con la correspondiente lupa.

En la parte inferior del articulo figura el historico de entradas y salidas el cual se actualiza al hacer un movimiento de entrada o de salida de dicho producto .

Fichero de entradas y salidas de productos

Para dar entradas y salidas de los productos del fichero de productos

El producto que vamos a dar de entradas lo podemos buscar por codigo o por descripción , indicaremos la fecha si es entrada o salida , la cantidad y opcionalmente podemos indicar el destino de dicha entrada o salida , el albarán , el cliente al que va destinado o el proveedor que nos lo envia .

Todo ello podremos hacerlo de forma muy sencilla con solo pulsar la lupa de busqueda correspondiente

Al crear una entrada o salida automaticamente se actualizará el historico de entradas y salidas del producto correspondiente .

Si hemos introducido una entrada y nos damos cuenta que nos hemos equivocado en la cantidad , podemos modificar la ficha de entrada o salida , pero con esta actualizacion no se modificara la ficha de productos , por lo cual si queremos seguir el rastro totalmente de un codigo y sus movimientos lo mas aconsejable es rectificar entradas y salidas erroneas con otras entradas y salidas , igual que se hace en contabilidad .

 Ficheros complementarios de productos

Ejemplos de listados de entradas y salidas

Hay muchos listados pruebe los todos

Cambio de la fuente de los listados

Hay muchos listados en los que el programa nos ofrece la posibilidad de cambiar el tipo de letra o fuente de impresión , tengan en cuenta si cambia a una fuente mayor que no entrarán en el mismo ancho , todas las columnas .

Familias de articulos

Nos servirá para agrupar los articulos o productos en las distintas familias que queramos establecer, no hay ningún limite en el numero de familias que abramos .

Destino de entradas y salidas

Es un fichero auxiliar del fichero de entradas y salidas , sirviendonos para facilitar la introducción de las entradas y salidas , indicando a donde estan destinadas , ejemplo almacén propio , chatarra, baja por inventario si agrupamos en este sentido luego nos será mas facil emitir listados agrupados por destinos .

Clientes/ proveedores

Al dar de alta los clientes/ proveedores nos permitirá poder adjudicar presupuestos / facturas ,salidas o entradas del almacen a nuestros clientes/proveedores a los que van destinados

Una vez dados de alta los clientes/proveedores podremos emitir listados o etiquetas de los mismos , muy util para poder hacer mailings .


Ficheros complementarios de productos - entradas y salidas
Como crear e imprimir un albarán , factura o presupuesto

Crear un albarán (factura o presupuesto)

Para crear una factura o presupuesto primero debemos crear el albarán , despues lo podremos imprimir como factura o prespuesto según lo que deseemos

A partir de ahora nos referiremos a la factura o presupuesto como albarán

Antes de crear por 1ª vez un albarán no es necesario pero si conveniente el dar de alta los clientes y productos que posteriormente vamos a facturar , el programa no necesita que vd, de de alta los clientes y productos para introducir un albarán , pero si es recomendable para su mayor rendimiento

Si es imprescindible que vd. haya introducido en

Ficheros auxiliares / parametros , los datos de su empresa en las 8 lineas de cabecera , si se imprime la cabecera o no , esto nos sera util si tenemos el papel preimpreso ya  con el logotipo de la empresa

Hay que definir los tipos de iva , con los que factura la empresa , si solo tiene un tipo definalo en el tipo 1

Se definen asi mismo los numeros de documentos de las distintas series , asi como los titulos de impresión de los documentos , por ejemplo si no queremos que figure la palabra descuento , en el campo titulo descuento , lo dejaremos en blanco

Una vez definidos los parametros , vamos a crear un albarán nuevo

Entramos en fichero de albaranes , decimos nueva ficha , nos pregunta la serie de facturación, puede ser A o B , elegimos una , nos tomará el numero en función de la serie elegida

Elegimos el cliente a traves de la lupa , o bien lo escribimos directamente , si lo selecionamos con la lupa nos arrastrará la forma de pago de ese cliente , pulsamos el tipo de tarifa que deseamos para ese albarán y MUY IMPORTANTE , antes de pasar a la siguiente pantalla para introducir las lineas , GRABAMOS ESTA FICHA , si no lo hacemos asi el numero no quedará grabado y nos podrá dar errores

Pulsamos añadir/modificar lineas y se abre la pantalla de lineas de productos , donde introduciremnos los productos a facturar ,

Pulsamos nueva ficha , para que tome el nº de documento correspondiente , selecionamos o introducimos directamente el producto a facturar , pulsamos la cantidad y su tipo de iva , del definido en parametros

En notas podemos incluir todos los comentarios que necesitemos para complementar esa descripción del producto , las notas nos servirán para escribir textos muy largos , se imprimen debajo de la descripción del producto

Grabamos esa ficha de producto y ahora podremos introducir mas lineas o terminar de introducir lineas, pulsando la puerta verde de cerrar esa ventana

Vamos a la pantalla de totales , aqui podremos introducir 3 descuentos que iran al pide del documento los descuentos 1 , 2 y 3

La base del ivao igic se calcula automaticamente en función de lo que hayamos introducido en las lineas de productos

Una vez completado pulsamos grabar ficha y ya podremos imprimir esta ficha o bien complementar los datos del cliente en la 4ª pantalla

Para imprimir ese documento nos iremos a la barra d ese menu , a la impresora situada mas a la derecha , con la leyenda , imprimir factura , albarán , presupuesto

Nos a dará a elegir entre los distintos tipos de documentos a imprimir , factura , presupuesto con presios , presupuesto sin precios ...etc , nos pregunta si queremos imprimir la cabecera , donde figuran nuestros datos de empresa , el numero de documento y la fecha lo tomará de parametros si es la primera vez que se imprime o bien de la propia ficha , si se ha impreso anteriormente


Ficheros de gestión


Ficheros de gestión

Ficheros de gestión

Caja con gastos e ingresos

Para controlar los gatos e ingresos en fecha con concepto del mismo , el tipo es libre .

Vencimientos de pagos y cobros

Utilisimo para gestionar los pagos pendientes a nuestros proveedores o los cobros pendientes en fechas a nuestros clientes , al decir clave libre podemos anotar cualquier tipo de clave .

Recibos y letras

Para dar de alta los distintos recibos y letras que creemos para nuestros clientes , de esta forma los vencimientos de cobros de nuestros clientes , los podremos llevar por este fichero o bien por el fichero de vencimientos .

Facturas a clientes

Fichero de facturas a clientes , con formas de pago , vencimiento , cliente al que pertenece , iva , ptas restantes ...etc

Si posteriormente emitimos un listado agrupado por cliente , nos servirá para saber aquellos clientes a los que hemos facturado mas de 500.000 ptas o mas de la cantidad que definamos , puesto que en el listado nos saldrán todos los clientes , totalizados con sus importes

Facturas de proveedores

La pantalla es similar a la de facturas a clientes , igualmente si introducimos aqui las facturas de proveedores , posteriormente podremos emitir un listado de facturas agrupadas por proveedor , para saber que proveedores nos han facturado que cantidad entre que fechas .


Copias de seguridad

Copias de seguridad

Nos permite crear copias de seguridad de los ficheros que queramos , los ficheros que cambian cada vez que introducimos datos son los que estan en el directorio

\DATA

son ficheros *.DBF y *.DBT

la copia de seguridad tarda muy poco en hacerse y es inestimable cuando por desgracia hemos tenido un accidente en el disco duro perdiendose los datos

Dado el bajo precio de los disquetes aconsejamos tener un disquete distinto para cada dia de la semana , de esta forma con 5 o 6 disquetes podra tener copias distintas , que le resolverán muchos casos , haganos caso y haga copia de seguridad a diario , no se arrepentirá .

Restaurar copias de seguridad

Si un dia se han estropeado los datos y desea restuarar la copia de seguridad , sepa que al hacerlo se sustituirán todos los datos actuales , por los de la ultima copia de seguridad es decir la situación de los datos quedara igual que cuando hicimos la ultima copia de seguridad .


Manual

Manual : el fcihero que esta viendo , lo puede visualizar en el directorio MANUAL , dentro del directorio del programa , existe como MANUAL.DOC , el cual se puede ver desde WORD , MANUAL.HTM , para visualizar con su navegador , o bien MANUAL.TXT , para ver desde wordpad o cualquier editor de textos , este ultimo no tiene los graficos .