INTRODUCCIÓN
Programa de Gestión de Ventas
para PYMES con vendedores, con soporte del Euro, efecto 2000 y Red Local.
Permite controlar y emitir Presupuestos y Pedidos, que puede enviar por fax
directamente (si tiene módem y driver de fax/módem), gestionar Visitas y
Gastos, y realizar los informes pertinentes (más de 30), imprimir etiquetas
para mailings, etc.
Ficheros:
- Clientes
- Artículos
- Familias
- Rutas
- Zonas
- Sectores de Actividad
- Tipos de Cliente
- Formas de Pago
- Motivos de Visita
- Resultados de Visita
- Conceptos de Gastos
Procesos:
- Visitas
- Presupuestos
- Pedidos
- Gastos
INSTALACIÓN
Ejecutad el programa SETUP.EXE y
seguid sus indicaciones. El programa de instalación solo contiene el
ejecutable, las librerías .dll que necesita, la ayuda y bitmaps si es la
primera versión. Los ficheros se crean en tiempo de ejecución la primera vez
que arranca el programa, por lo que en las sucesivas versiones y
actualizaciones del programa, los datos entrados se conservan.
Para Red Local, instalar el programa, además de en el servidor, en los PC's cliente e indicar en el directorio de trabajo donde están los ficheros en la red. Tendréis que ir a Entorno de Red, y Conectar a Unidad de Red, por ejemplo, la F:, si no dará error al no encontrar la red.
1)
COPIA DE SEGURIDAD
Nos pide confirmación
para realizar una Copia de Seguridad en el disco duro de los ficheros de
clientes, creando el fichero BACKCLI.ZIP
Luego nos informa del nº
de ficheros a comprimir:
Y a continuación realiza la
copia de seguridad en formato ZIP de los ficheros de clientes, aunque va tan
rápido que casi no se ve (no se preocupe).
2) ACTUALIZACIÓN
Realiza las oportunas modificaciones y actualizaciones en los ficheros, siempre
conservando, como otra medida de seguridad, una copia de los antiguos con
distinto nombre, en este caso:
|
Fichero Nuevo con los datos
... |
Del Fichero Antiguo |
|
OPCIONES.DBF |
OPCIO1_0.DBF |
|
CLIENTES.DBF |
CLIEN1_0.DBF |
|
CLIENTES.FPT |
CLIEN1_0.FPT |
|
CLIENTES.CDX |
CLIEN1_0.CDX |
Notas:
Ante cualquier problema improvisto, siempre
podríamos restaurar el BACKCLI.ZIP, desde Utiles->Restore o mediante el
WinZip mismo, o en caso de problemas extremos, renombrar los ficheros viejos.
ARRANQUE
Logo
Al arrancar el programa, aparece por unos segundos el bitmap LOGO.BMP, que el usuario ha de modificar para incluir su logotipo y datos fiscales, posteriormente será utilizado para la impresión de Presupuestos y Pedidos, de esta forma conseguimos personalizarlos de forma fácil.
Directorio de Inicio
A continuación nos solicitará confirmación del directorio de trabajo donde se encuentra los datos, muy útil si trabajamos en red. Para más información, ver las explicaciones sobre la instalación.
Interface de
Usuario
El programa presenta las opciones
mediante los típicos menús despegables, además de ofrecerle una barra de
botones para las opciones más usuales.
Mantenimiento de Datos
La interface de trabajo con los
ficheros prácticamente es la misma, con alguna excepción en artículos, clientes
y en los procesos. Al acceder a cualquier fichero nos aparecerán los datos en
formato de lista (browse), con una serie de botones para las operaciones de
mantenimiento: Añadir registros, Borrar, Modificar, Filtrar, Listar y Salir de
dicha opción.
Añadir
Nos aparecerá una caja de
diálogo con los datos en blanco, a excepción del nº de código. Una vez
rellenada la ficha podemos grabarla, pulsando el botón de Aceptar o anular la
alta, botón Cancelar.
Borrar
Teniendo un registro
seleccionado en el browse, nos aparecerá una caja de diálogo, pidiendo
confirmación para borrar dicho nº de código.
Modificar
Esta opción permite modificar el
contenido del registro seleccionado, a excepción de su nº de código.
Filtrar
Mediante esta opción podemos
efectuar un filtro selectivo, es decir, hacer que sólo se muestren los
registros que cumplan una determinada o determinadas condiciones, ya que además
podemos realizar otro filtro asociado al primero.
Listar
Esta opción nos permite seleccionar los campos que queremos listar, así de forma fácil cada usuario puede crearse su listado a medida. Dado la facilidad de uso, no se guardan los últimos cambios. Además, si el listado es muy ancho, podemos seleccionar el tipo de letra, por uno más pequeño.
ARTICULOS
El interface es el mismo que para el mantenimiento
del resto de ficheros, aunque es uno de los ficheros principales para la
realización de presupuestos y pedidos, y el cálculo de comisiones.
Cada artículo preferiblemente
debe de estar asociado a una familia de la que coge su % de comisión, aunque
este porcentaje puede variarse, admite descripciones de varias líneas y P.V.P.
en Pts. y Euros.
CLIENTES
Los clientes merecen especial
atención, ya que todos los procesos giran entorno de ellos.
Al acceder a la ficha de un
cliente tendremos a nuestra disposición sus datos y sus históricos de visitas
efectuadas, presupuestos y pedidos, esta centralización de la información nos
permite ahorrarnos tiempo.
Además, junto con los
botones de mantenimiento del fichero, hay uno nuevo Ficha, que le permite
imprimir una ficha del cliente.
Datos del
Cliente
Datos básicos del
cliente: nombre, dirección, tlf., fax, contactos, etc.
Datos
Bancarios
Contiene los datos
bancarios del cliente.
Dirección de Envío
Al entrar los datos básicos estos se copian a la
dirección de envío, en caso de estar vacía esta, en caso de no estarlo para que
no tenga que modificarla toda de nuevo, hay un botón que realiza la copia
automática.
Observaciones
Campo de texto de varias líneas, para poner las
explicaciones que crea oportunas y que no constan en los otros apartados.
Familias
Aquí aparecen las 10 primeras familias (las
principales) pare que marque las que pueda consumir al cliente, o sobre las que
deseará informarle mediante mailing (etiquetas según familia).
Histórico de
Visitas
Detalle de las visitas
efectuadas al cliente en cuestión.
Histórico de
Presupuestos
Detalle de los
presupuestos pasados al cliente.
Histórico de
Pedidos
Detalle de los pedidos efectuados
por el cliente.
VISITAS
En el proceso de Visitas
tendremos que indicar la fecha de visita, cliente, motivo y resultados de
visita, pudiendo indicar la fecha de una próxima visita, apareciendo a su lado
el día de visita que tiene el cliente en su ficha.
La fecha de próxima visita al
grabar, actualiza la que consta en la ficha del cliente.
Luego al realizar los listados
de próximas visitas, estas se toman de la ficha del cliente.
PRESUPUESTOS
En los Presupuesto podremos
indicar además si esta Aceptado o no, distinguiéndose en los browse con una X para
los Aceptados y X
para los NO Aceptados.
Primero deberemos de indicar los datos de cabecera, sobre
todo el Cliente, luego ya podremos pasar a las líneas de detalle.
Ahora tanto en
Presupuestos como en Pedidos, al imprimir el documento puede seleccionarse el
dispositivo de salida, que puede ser:
-
La impresora por defecto
(visualización e impresión).
-
Otro dispositivo como el
módem/fax, una impresora de red, etc.
Si dispone de módem/fax, en el disquet o CD de la
instalación del módem, debe de haber un programa de fax (seguramente ya
instalado), que al instalarse el driver se configura como una nueva impresora,
y que se encuentra dentro de Windows en Inicio->Configuración->Impresoras.
Para enviar un fax mediante módem, deberemos de
seleccionar el "Otros dispositivos". A continuación nos aparecerá una
caja de diálogo de impresión configurada para la impresora por defecto que
hemos de cambiar, botón [Configurar...], y especificar cual es nuestro driver
para enviar más, luego al [Aceptar] se activa el programa de Fax que tengamos,
y sólo hemos de marcar el número de teléfono del destinatario.
Además, dado que estos dos dispositivos de salida
pueden tener diferente resolución, habrá que indicar un factor de conversión en
el menú Utiles -> Opciones
Por ejemplo, el formato de presupuestos y pedidos
esta preparado para una resolución común en las impresoras de inyección de
tinta (aprox. 360 pixeles), pero si la impresora es láser se deberá de
incrementar el valor de 1, si es matricial decrementarse, igual que en los
módem/fax que trabajan a menos resolución (unos 200 pixeles).
PEDIDOS
El funcionamiento es idéntico al
de los presupuestos. Primero deberemos de indicar los datos de cabecera, sobre
todo el Cliente, luego ya podremos pasar a las líneas de detalle, e imprimir
por la impresora por defecto o enviar por módem/fax.
GASTOS
Desde esta opción podemos controlar los gastos que nos
ocasionen las visitas a clientes, según una ruta.
INFORMES
El programa permite multitud de
informes detallados, y los acumulados mes a mes, de 3 años vista.
Previamente deberá de indicar un filtro, que puede ser por fechas, de un cliente, artículo, familia, ruta, zona, tipo de cliente, etc. Luego se nos previsualizará el resultado. Para imprimirlo, pulsar el botón de la Impresora.
ETIQUETAS
El programa inicialmente,
permite la generación de etiquetas de 2 columnas por 8 filas, compatible entre
otros modelos con el Boeder 10836.
Previamente deberá de indicar un
filtro, luego se nos previsualizará el resultado. Para imprimirlo, pulsar el
botón de la Impresora.
UTILES
Desde este menú podremos
realizar una serie de acciones de configuración y mantenimiento.
OPCIONES
Nos permite indicar que datos
por defecto de Código Postal, Población, Provincia y campo Atiende (para
etiquetas) que aparecerán en la ficha del cliente por defecto al Añadir, con lo
que nos ahorramos trabajo al escribir.
También nos permite conmutar a
Euros y Pts., en el caso de que algún cliente nos pida un Presupuesto o Pedido
impreso en Euros. Y si queremos el logotipo (Logo.bmp) a la izquierda o derecha
de los documentos, y el factor de resolución para impresora y fax (explicado en
los presupuestos).
REINDEXAR
ReIndexar reorganiza los ficheros índice por si ha habido alguna interrupción brusca del programa, además si marcamos la opción de Compactar optimiza los ficheros para que ocupen menos.
BACKUP
Esta opción realiza una copia de seguridad
comprimida en el mismo directorio del disco duro.
RESTORE
Realiza la opción inversa, eso sí, pudiendo
descomprimir todos los ficheros o uno en concreto. Utilice esta opción sólo en
casos extremos.
BORRAR AÑOS
Año tras año, los ficheros de Visitas, Presupuestos, Pedidos y Gastos se irán llenando, por lo que será conveniente eliminar todos los registros de un año. Por defecto, aparece siempre el anterior, para evitar que accidentalmente borremos el año actual.
