INTRODUCCIÓN

 

 

Programa de Gestión de Ventas para PYMES con vendedores, con soporte del Euro, efecto 2000 y Red Local. Permite controlar y emitir Presupuestos y Pedidos, que puede enviar por fax directamente (si tiene módem y driver de fax/módem), gestionar Visitas y Gastos, y realizar los informes pertinentes (más de 30), imprimir etiquetas para mailings, etc.

 

 

Ficheros:

 

- Clientes
- Artículos

- Familias
- Rutas
- Zonas
- Sectores de Actividad
- Tipos de Cliente
- Formas de Pago

- Motivos de Visita
- Resultados de Visita
- Conceptos de Gastos

 

Procesos:

 

- Visitas
- Presupuestos
- Pedidos
- Gastos

 

 

 


INSTALACIÓN

 

Ejecutad el programa SETUP.EXE y seguid sus indicaciones. El programa de instalación solo contiene el ejecutable, las librerías .dll que necesita, la ayuda y bitmaps si es la primera versión. Los ficheros se crean en tiempo de ejecución la primera vez que arranca el programa, por lo que en las sucesivas versiones y actualizaciones del programa, los datos entrados se conservan.

 

 


 

 


Para Red Local, instalar el programa, además de en el servidor, en los PC's cliente e indicar en el directorio de trabajo donde están los ficheros en la red.  Tendréis que ir a Entorno de Red, y Conectar a Unidad de Red, por ejemplo, la F:, si no dará error al no encontrar la red.

 

 


 

 

1)   COPIA DE SEGURIDAD

 

Nos pide confirmación para realizar una Copia de Seguridad en el disco duro de los ficheros de clientes, creando el fichero BACKCLI.ZIP

 


 


Luego nos informa del nº de ficheros a comprimir:

 


Y a continuación realiza la copia de seguridad en formato ZIP de los ficheros de clientes, aunque va tan rápido que casi no se ve (no se preocupe).


 

 

 


2)   ACTUALIZACIÓN

 

Realiza las oportunas modificaciones y actualizaciones en los ficheros, siempre conservando, como otra medida de seguridad, una copia de los antiguos con distinto nombre, en este caso:

 

Fichero Nuevo con los datos ...

Del Fichero Antiguo

OPCIONES.DBF

OPCIO1_0.DBF

CLIENTES.DBF

CLIEN1_0.DBF

CLIENTES.FPT

CLIEN1_0.FPT

CLIENTES.CDX

CLIEN1_0.CDX

 

 

 

 

 


 

 


Notas:

 

Ante cualquier problema improvisto, siempre podríamos restaurar el BACKCLI.ZIP, desde Utiles->Restore o mediante el WinZip mismo, o en caso de problemas extremos, renombrar los ficheros viejos.

 

 

 


ARRANQUE

 

 

Logo

 

Al arrancar el programa, aparece por unos segundos el bitmap LOGO.BMP, que el usuario ha de modificar para incluir su logotipo y datos fiscales, posteriormente será utilizado para la impresión de Presupuestos y Pedidos, de esta forma conseguimos personalizarlos de forma fácil.

 


 


Directorio de Inicio

 

A continuación nos solicitará confirmación del directorio de trabajo donde se encuentra los datos, muy útil si trabajamos en red. Para más información, ver las explicaciones sobre la instalación.

 


 

 

 



Interface de Usuario

 

El programa presenta las opciones mediante los típicos menús despegables, además de ofrecerle una barra de botones para las opciones más usuales.

 

 


 



Mantenimiento de Datos

 

La interface de trabajo con los ficheros prácticamente es la misma, con alguna excepción en artículos, clientes y en los procesos. Al acceder a cualquier fichero nos aparecerán los datos en formato de lista (browse), con una serie de botones para las operaciones de mantenimiento: Añadir registros, Borrar, Modificar, Filtrar, Listar y Salir de dicha opción.

 

 

Añadir

 

Nos aparecerá una caja de diálogo con los datos en blanco, a excepción del nº de código. Una vez rellenada la ficha podemos grabarla, pulsando el botón de Aceptar o anular la alta, botón Cancelar.

 


 

 


Borrar

 

Teniendo un registro seleccionado en el browse, nos aparecerá una caja de diálogo, pidiendo confirmación para borrar dicho nº de código.

 

 


 

 


Modificar

 

Esta opción permite modificar el contenido del registro seleccionado, a excepción de su nº de código.

 


 

 

 


Filtrar

 

Mediante esta opción podemos efectuar un filtro selectivo, es decir, hacer que sólo se muestren los registros que cumplan una determinada o determinadas condiciones, ya que además podemos realizar otro filtro asociado al primero.

 


 

 


Listar

 

Esta opción nos permite seleccionar los campos que queremos listar, así de forma fácil cada usuario puede crearse su listado a medida. Dado la facilidad de uso, no se guardan los últimos cambios. Además, si el listado es muy ancho, podemos seleccionar el tipo de letra, por uno más pequeño.

 


 

 

 

 

 



ARTICULOS

 

El interface es el mismo que para el mantenimiento del resto de ficheros, aunque es uno de los ficheros principales para la realización de presupuestos y pedidos, y el cálculo de comisiones.

 

Cada artículo preferiblemente debe de estar asociado a una familia de la que coge su % de comisión, aunque este porcentaje puede variarse, admite descripciones de varias líneas y P.V.P. en Pts. y Euros.

 

 


 

 

 



CLIENTES

 

 

Los clientes merecen especial atención, ya que todos los procesos giran entorno de ellos.

 

Al acceder a la ficha de un cliente tendremos a nuestra disposición sus datos y sus históricos de visitas efectuadas, presupuestos y pedidos, esta centralización de la información nos permite ahorrarnos tiempo.

 

Además, junto con los botones de mantenimiento del fichero, hay uno nuevo Ficha, que le permite imprimir una ficha del cliente.

 


 

 

 


Datos del Cliente

 

Datos básicos del cliente: nombre, dirección, tlf., fax, contactos, etc.

 

 

Datos Bancarios

 

Contiene los datos bancarios del cliente.

 

 

Dirección de Envío

 

Al entrar los datos básicos estos se copian a la dirección de envío, en caso de estar vacía esta, en caso de no estarlo para que no tenga que modificarla toda de nuevo, hay un botón que realiza la copia automática.

 

 

Observaciones

 

Campo de texto de varias líneas, para poner las explicaciones que crea oportunas y que no constan en los otros apartados.

 

 

Familias

 

Aquí aparecen las 10 primeras familias (las principales) pare que marque las que pueda consumir al cliente, o sobre las que deseará informarle mediante mailing (etiquetas según familia).

 

 

 

Histórico de Visitas

 

Detalle de las visitas efectuadas al cliente en cuestión.

 

 

Histórico de Presupuestos

 

Detalle de los presupuestos pasados al cliente.

 

 

Histórico de Pedidos

 

Detalle de los pedidos efectuados por el cliente.

 


 

 

 

 

 

 



VISITAS

 

En el proceso de Visitas tendremos que indicar la fecha de visita, cliente, motivo y resultados de visita, pudiendo indicar la fecha de una próxima visita, apareciendo a su lado el día de visita que tiene el cliente en su ficha.

 

La fecha de próxima visita al grabar, actualiza la que consta en la ficha del cliente.

 

Luego al realizar los listados de próximas visitas, estas se toman de la ficha del cliente.

 

 

 


 

 

 



PRESUPUESTOS

 

 

En los Presupuesto podremos indicar además si esta Aceptado o no, distinguiéndose en los browse con una X para los Aceptados y X para los NO Aceptados.

 


 


Primero deberemos de indicar los datos de cabecera, sobre todo el Cliente, luego ya podremos pasar a las líneas de detalle.

 

 


 

 

 

 



Ahora tanto en Presupuestos como en Pedidos, al imprimir el documento puede seleccionarse el dispositivo de salida, que puede ser:

 

-          La impresora por defecto (visualización e impresión).

-          Otro dispositivo como el módem/fax, una impresora de red, etc.

 

 


 

 


Si dispone de módem/fax, en el disquet o CD de la instalación del módem, debe de haber un programa de fax (seguramente ya instalado), que al instalarse el driver se configura como una nueva impresora, y que se encuentra dentro de Windows en Inicio->Configuración->Impresoras.

 

Para enviar un fax mediante módem, deberemos de seleccionar el "Otros dispositivos". A continuación nos aparecerá una caja de diálogo de impresión configurada para la impresora por defecto que hemos de cambiar, botón [Configurar...], y especificar cual es nuestro driver para enviar más, luego al [Aceptar] se activa el programa de Fax que tengamos, y sólo hemos de marcar el número de teléfono del destinatario.

 

 


 

 


Además, dado que estos dos dispositivos de salida pueden tener diferente resolución, habrá que indicar un factor de conversión en el menú Utiles -> Opciones

 


 


Por ejemplo, el formato de presupuestos y pedidos esta preparado para una resolución común en las impresoras de inyección de tinta (aprox. 360 pixeles), pero si la impresora es láser se deberá de incrementar el valor de 1, si es matricial decrementarse, igual que en los módem/fax que trabajan a menos resolución (unos 200 pixeles).

 

 

 

 

 

 

 

 

 


PEDIDOS

 

El funcionamiento es idéntico al de los presupuestos. Primero deberemos de indicar los datos de cabecera, sobre todo el Cliente, luego ya podremos pasar a las líneas de detalle, e imprimir por la impresora por defecto o enviar por módem/fax.

 

 


 

 

 



GASTOS

 

Desde esta opción podemos controlar los gastos que nos ocasionen las visitas a clientes, según una ruta.

 

 


 

 

 

 

 

 



INFORMES

 

 

El programa permite multitud de informes detallados, y los acumulados mes a mes, de 3 años vista.

 

Previamente deberá de indicar un filtro, que puede ser por fechas, de un cliente, artículo, familia, ruta, zona, tipo de cliente, etc. Luego se nos previsualizará el resultado. Para imprimirlo, pulsar el botón de la Impresora.

 

 


 

 

 

 



ETIQUETAS

 

El programa inicialmente, permite la generación de etiquetas de 2 columnas por 8 filas, compatible entre otros modelos con el Boeder 10836.

 

Previamente deberá de indicar un filtro, luego se nos previsualizará el resultado. Para imprimirlo, pulsar el botón de la Impresora.

 

 


 

 

 



UTILES

 

 

Desde este menú podremos realizar una serie de acciones de configuración y mantenimiento.

 

 

OPCIONES

 

Nos permite indicar que datos por defecto de Código Postal, Población, Provincia y campo Atiende (para etiquetas) que aparecerán en la ficha del cliente por defecto al Añadir, con lo que nos ahorramos trabajo al escribir.

 

También nos permite conmutar a Euros y Pts., en el caso de que algún cliente nos pida un Presupuesto o Pedido impreso en Euros. Y si queremos el logotipo (Logo.bmp) a la izquierda o derecha de los documentos, y el factor de resolución para impresora y fax (explicado en los presupuestos).

 

 

REINDEXAR

 

ReIndexar reorganiza los ficheros índice por si ha habido alguna interrupción brusca del programa, además si marcamos la opción de Compactar optimiza los ficheros para que ocupen menos.

 


 



BACKUP

 

Esta opción realiza una copia de seguridad comprimida en el mismo directorio del disco duro.

 


 

 

 


RESTORE

 

Realiza la opción inversa, eso sí, pudiendo descomprimir todos los ficheros o uno en concreto. Utilice esta opción sólo en casos extremos.

 


 

 



BORRAR AÑOS

 

Año tras año, los ficheros de Visitas, Presupuestos, Pedidos y Gastos se irán llenando, por lo que será conveniente eliminar todos los registros de un año. Por defecto, aparece siempre el anterior, para evitar que accidentalmente borremos el año actual.